Her finner du overordnet informasjon om Personvernnemndas behandling av personopplysninger.
Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Personvernnemnda behandler personopplysninger.
Målet med denne personvernerklæringen er å gi deg overordnet informasjon om Personvernnemndas behandling av personopplysninger.
Personvernnemnda v/leder er behandlingsansvarlig for vår behandling av personopplysninger.
Oversikt over innholdet i erklæringen:
- Når behandler vi personopplysninger?
- Hvor lenge lagrer vi personopplysninger?
- Saksbehandlingssystemer og databehandleravtaler
- Utlevering av personopplysninger
- Dine rettigheter som registrert hos oss
- Personvernombud
- Endringer i personvernerklæringen
1. Når behandler vi personopplysninger?
Vi behandler klager over Datatilsynets vedtak, og behandler hovedsakelig personopplysninger for å oppfylle lovpålagte oppgaver i forbindelse med klagesaksbehandlingen.
Det registreres ulike typer personopplysninger i nemndas saks- og arkivsystem. Dette er grunndata som bl.a. navn, adresse, e-postadresse og informasjon som fremgår av saksdokumentene. Behandlingsgrunnlaget for vår behandling av personopplysninger knyttet til saksbehandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e (utøve offentlig myndighet), og bestemmelser i personopplysningsloven, forvaltningsloven, offentleglova og arkivlova. I den grad personopplysningene inneholder sensitive personopplysninger har nemnda i tillegg behandlingsgrunnlag i personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 bokstav f (nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav).
Vi behandler personopplysninger før vedtak treffes. Dette vil typisk være personopplysninger som du har gitt til oss av følgende grunner:
- du har kontaktet Personvernnemnda fordi du er part i en klagesak nemnda har til behandling, eller fordi du ønsker å uttale deg om en klagesak uten å være part eller partsrepresentant, eller
- du har kontaktet Personvernnemnda på generelt grunnlag før du har klaget saken inn til Datatilsynet, eller fordi du har generelle spørsmål knyttet til Personvernnemndas virksomhet, eller
- du har bedt om innsyn etter offentlighetslova
I forbindelse med saksutredningen innhenter vi opplysninger direkte fra den saken gjelder, eller fra andre med tilknytning til den enkelte sak. Vi innhenter også opplysninger fra andre offentlige etater på eget initiativ som en del av den lovpålagte saksbehandlingen, jf. forvaltningsloven § 17.
Personopplysninger knyttet til saksbehandling lagres så lenge de er
nødvendige for å gjennomføre saksbehandlingen.
Personvernnemndas sekretariat benytter e-post som en del av saksforberedelsen for nemnda. Relevante opplysninger som fremkommer av e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling, journalføres. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. All e-post som sendes fra sekretariatet er TLS kryptert, såfremt mottakeren støtter dette. Hvis mottakeren ikke støtter TLS, går e-posten ukryptert. Vi oppfordrer derfor til å ikke sende sensitive personopplysninger, taushetsbelagt informasjon eller andre beskyttelsesverdige opplysninger via e-post. Sekretariatet sender ikke sensitive personopplysninger med e-post. Når en ansatt i sekretariatet slutter slettes vedkommendes e-postkonto.
Nemnda fører ikke elektronisk postjournal. Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet har, som administrativt overordnet organ avgjort at nemnda ikke har plikt til å gjøre journalen tilgjengelig på internett, jf. forskrift til offentleglova § 6. Dette følger av departementets instruks for nemnda 23. oktober 2018.
Når du ringer oss, vil ditt telefonnummer bli lagret sammen med opplysninger om når du ringte og hvor lenge samtalen varte i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet.
2. Hvor lenge lagrer vi personopplysninger?
Som offentlig myndighet har nemnda arkivplikt for arkivverdige dokumenter og vil derfor ikke slette opplysninger i arkivverdige dokumenter etter at vedtak er truffet. Registrering, lagring og oppbevaring av arkivverdig materiale skjer i henhold til arkivlovgivningen.
Ved utgangen av nemndas fireårige funksjonsperiode avleveres arkivverdig materiale fysisk til Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet.
3. Saksbehandlingssystemer og databehandleravtaler
Vårt saksbehandlingssystem
Vår elektroniske saksbehandling foregår i et eget saksbehandlingssystem, PVN intranett, utviklet av Hannemyr Nye Medier AS. Databehandleravtale ble inngått 12. juni 2018. Som behandlingsansvarlig skal nemnda v/leder sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet for å ivareta konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Saksbehandlingssystemet PVN intranett er underlagt streng tilgangskontroll og det er utarbeidet egne sikkerhetstiltak, rutiner for håndtering av personopplysninger og sikkerhetsmål- og strategier.
Andre elektroniske systemer
Ansatte i Personvernnemndas sekretariat er administrativt ansatt i Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet og benytter elektroniske systemer levert av Departementenes Servicesenter (DSS), blant annet Outlook, Windows og Excel. Personvernnemnda har inngått databehandleravtale med departementet.
Personvernnemnda.no
På Personvernnemndas nettside, www.personvernnemnda.no, publiseres nemndas avgjørelser løpende i anonymisert form, jf. forskrift om behandling av personopplysninger § 4 fjerde ledd. I den grad det likevel fremkommer personopplysninger er behandlingsgrunnlaget for dette personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e (utføre oppgave i allmennhetens interesse), jf. offentleglova § 10, jf. offentlegforskrifta § 7 og artikkel 6 nr. 1 bokstav c (rettslig forpliktelse), jf. ovennevnte forskrift § 4 fjerde ledd, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 3 krever.
Personopplysninger om nemndas medlemmer på nettstedet har behandlingsgrunnlag i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a (avtale).
4. Utlevering av personopplysninger
Våre vedtak sendes til partene i saken og eventuelle prosessfullmektiger og Datatilsynet. Øvrig utlevering skjer ved begjæring om innsyn i den grad dette er hjemlet i offentleglova.
5. Dine rettigheter som registrert hos oss
Som registrert har du, med visse forbehold, rett til:
- Å få bekreftet om personopplysninger om deg behandles, og, dersom det er tilfellet, få innsyn i personopplysningene og informasjon om behandlingen
- Å få korrigert eventuelle uriktige personopplysninger om deg ved retting eller supplering
- Å protestere eller kreve at vi i noen situasjoner begrenser behandlingen av personopplysninger om deg
- Å motta personopplysninger om deg til deg selv eller til annen behandlingsansvarlig dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt (dataportabilitet)
Du kan lese mer om dine rettigheter som registrert på: www.datatilsynet.no
Du kan utøve dine rettigheter ved å sende en e-post til post@pvn.no, eller ved å kontakte vårt personvernombud, se punktet nedenfor. Du har krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.
6. Personvernombud
Personvernnemnda er en offentlig myndighet, og har opprettet et eget personvernombud i virksomheten.
Personvernnemndas personvernombud er: Anette Klem Funderud
E-post: post@pvn.no
Postadresse: Personvernnemnda
Postboks 8004 Dep
0030 Oslo
Personvernombudets rolle og oppgaver følger av personvernforordningen artikel 37, 38 og 39. Personvernombudet har taushetsplikt.
Henvendelser personvernombudet må dreie seg om Personvernnemndas egen behandling av personopplysninger, og da i hovedsak knyttet til personopplysninger om deg. Dette kan være spørsmål om rettigheter, typisk innsyn i egne personopplysninger behandlet av Personvernnemnda.
7. Endringer i personvernerklæringen
Denne personvernerklæringen oppdateres fortløpende i henhold til gjeldende lover og forskrifter. Denne personvernerklæringen ble sist oppdatert 19.12.2024.