Datatilsynets referanse: 16/01464-9/SBL

PVN-2017-08 Personalmappe på skole

Klage på Datatilsynets avslag på krav om sletting av et dokument i en personalmappe ved en skole i Bergen kommune

Personvernnemndas avgjørelse av 29. juni 2017 (Mats Wilhelm Ruland, Gisle Hannemyr, Hans Marius Graasvold, Line Coll, Ellen Blinkenberg, Hans Marius Tessem)

1 Innledning

Saken gjelder klage på Datatilsynets avslag på krav om sletting av dokument i personalmappe.

2 Sakens bakgrunn

Utdanningsforbundet Bergen representerer en ansatt (heretter «A») ved en skole i Bergen kommune. Utdanningsforbundet henvendte seg på vegne av A til Datatilsynet i brev av 16. september 2016. Henvendelsen gjaldt krav om sletting av et dokument i As personalmappe.

Datatilsynet ba i brev av 3. november 2016 Bergen kommune (arbeidsgiver) om å redegjøre for sitt syn på saken. Arbeidsgiver besvarte henvendelsen i brev av 17. november 2016.

Det aktuelle dokumentet er en tilrettevisning datert 19. oktober 2015. Det gjelder negativ omtale av ledelse og kollega per tekstmelding. Det er opplyst i tilrettevisningen at partene inngikk en avtale 22. april 2015 om en situasjon som hadde oppstått, og hvordan partene skulle forholde seg til hverandre fremover. Etter arbeidsgivers syn hadde A brutt denne avtalen ved å sende de nevnte tekstmeldingene.

Datatilsynet besvarte henvendelsen i brev av 7. desember 2016. Datatilsynet har vurdert om den planlagte oppbevaringen av dokumentet er i strid med personopplysningsloven § 28, hvoretter den behandlingsansvarlige ikke skal lagre personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen. Tilsynet kom til at det ikke forelå brudd på personopplysningslovens § 28 første ledd, og at arbeidsgiver kan oppbevare dokumentet i den tidsperioden de har oppgitt.

Datatilsynet vurderte også vilkårene for sletting etter personopplysningsloven § 28 tredje ledd, og kom til at vilkårene ikke var oppfylt i denne saken.

A påklaget avslaget i brev av 4. januar 2017. Arbeidsgiver ble forelagt klagen i brev av 3. februar 2017, og innga merknader i brev av 21. februar 2017.

Saken ble oversendt Personvernnemnda 3. mai 2017, som mottok saken 9. mai 2017. A ble orientert om dette i brev fra nemnda datert 11. mai 2017, med frist til uttalelse innen 1. juni 2017.

Klager har ikke kommentert saken innen fristen.

3 Klagers anførsler

A har opplevd saken som svært belastende, og at hun mener det er arbeidsgiver som har gjort dette til en arbeidskonflikt, noe hun mener det ikke er. Det er først i svarbrevet fra arbeidsgiver hun får opplyst når dokumentet skal slettes.

A viser videre til at hun ikke har fatt noe oppfølging utover dokumentet i seg selv, og at hun ikke kan erindre at det ble inngått noe avtale 22. april 2015. Hun kjenner heller ikke til hvilke oppfølgingssamtaler som det vises til i redegjørelsen fra arbeidsgiver.

Hun mener videre at arbeidsgivers utsagn om at dokumentet «så langt har tjent sitt formål» er et utrykk for at lagring ikke lenger er nødvendig, jf § 28 første ledd. A mener at formålet med tilrettevisningen er gjennomført, og at lagring av dokumentet derfor ikke lenger er nødvendig.

4 Arbeidsgivers anførsler

Arbeidsgiver opplyser at formålet med tilrettevisningen var å gi veiledning til A. Formålet med lagring av dokumentet er å kunne dokumentere at tilrettevisning er gitt. De har hatt oppfølgingssamtale med de involverte parter, og A har tatt veiledningen til etterretning.

Dokumentet er å anse som veiledning i seg selv, og gjennom sitt daglige virke viser A at hun har tatt veiledningen til etterretning, Det har derfor ikke vært behov for å påpeke noe annet overfor henne.

Arbeidsgiver vurderer at det er tilstrekkelig å oppbevare dokumentet ut skoleåret 2016/2017. Oppbevaringen av dette dokumentet er kortere enn det som er vanlig praksis for oppbevaring av denne type dokumenter i Bergen kommune.

5 Datatilsynets vurdering

Datatilsynet har merket seg at det er uenighet om beskrivelsen av de faktiske forholdene rundt lagringen av tilrettevisningen, og hvorvidt det ble inngått en avtale 22. april 2015. Tilsynet mener det ikke har fremkommet nye opplysninger i klagen som tilsier en annen konklusjon med hensyn til om dokumentet kan kreves slettet eller ikke.

Nødvendighetskriteriet inneholder et ikke ubetydelig element av skjønn, og Datatilsynet er prinsipielt sett noe tilbakeholden med å overprøve arbeidsgivers vurdering i slike saker, så lenge lagring fremstår som rimelig og forsvarlig.

Datatilsynet legger til grunn at dokumentet vil bli slettet ved avslutning av skoleåret 2016/2017. Etter tilsynets vurdering er dette en rimelig tidsperiode, og arbeidsgivers begrunnelse for hvorfor de ønsker lagre opplysningene fremstår som forsvarlig.

Når det gjelder vurderingen av om vilkårene for sletting i personopplysningsloven § 28 tredje ledd er oppfylt, fastholder tilsynet sin konklusjon i avvisningsvedtaket. Tilsynet har forståelse for at saken har vært belastende for A. Som det følger av forarbeidene til personopplysningsloven, er imidlertid vilkårene for sletting etter § 28 tredje ledd strenge og det kreves spesielle omstendigheter før sletting er aktuelt. Tilsynet kan ikke se at det foreligger slike spesielle omstendigheter i saken, som på en avgjørende måte tilsier at hensynet til klageren kan gå foran det dokumentasjonsbehovet som foreligger. Datatilsynet mener at vilkårene for å kreve sletting etter personopplysningsloven § 28 tredje ledd ikke er oppfylt.

6 Personvernnemndas syn

Nemnda skal vurdere Datatilsynets avgjørelse om ikke å pålegge Bergen kommune å slette et dokument om tilrettevisning fra klagers personalmappe. Klager har anført personopplysningsloven § 28 første ledd som grunnlag for sitt krav om sletting.

Det følger av § 28 første ledd at «den behandlingsansvarlige [ikke] skal lagre personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen». Hvor lenge det er nødvendig å oppbevare en tilrettevisning må vurderes konkret i hvert individuelle tilfelle. Etter nemndas syn kan det være nødvendig å oppbevare et slikt dokument så lenge dokumentet kan ha betydning for et krav eller en rettstvist, eller for å gi veiledning til den ansatte. Arbeidsgiver kan ha et legitimt behov for å beholde tilrettevisning for å kunne dokumentere prosessen i en eventuell senere sak. Ved slike vurderinger må arbeidsgiver utøve skjønn. Et moment ved nødvendighetsvurderingen er den potensielle konsekvensen for arbeidsforholdet.

I denne saken har kommunen vurdert behovet for oppbevaring, og konkludert med at det er tilstrekkelig å oppbevare dokumentet ut skoleåret 2016/17.

Nemnda har vært varsom med å overprøve arbeidsgivers skjønn i tidligere saker vedrørende sletting av dokumenter i personalmapper, se PVN-2016-12 Stange kommune og PVN-2016-08 Trondheim kommune II. I denne saken er A fortsatt ansatt i kommunen. Kommunen har definert formålet og behovet for oppbevaringen, og legger slik nemnda forstår det stor vekt på behovet for veiledning av A. Nemnda legger til grunn at dokumentet vil bli slettet i samsvar med det arbeidsgiver har skissert. Nemnda finner at arbeidsgiver har kommet klager i møte i denne saken, og utøvd et forsvarlig skjønn. Nemnda er på denne bakgrunn kommet til at klagen ikke tas til følge.

7 Vedtak

Klagen tas ikke til følge.

 

 

Oslo, 29. juni 2017

Mats Wilhelm Ruland
Leder