Datatilsynets referanse: 16/00571-6/EOW

PVN-2016-12 Stange kommune – sletting i personalmappe

Klage over Datatilsynets avslag på krav om sletting av personopplysninger i personalmappe

Personvernnemndas avgjørelse av 25. november 2016 (Eva I E Jarbekk, Arve Føyen, Ørnulf Rasmussen, Nina Melsom, Marta Ebbing, Ann R Sætnan, Gisle Hannemyr)

1 Innledning

Personvernnemnda har ved oversendelse fra Datatilsynet mottatt klage over tilsynets avslag på krav om sletting av personopplysninger i personalmappen.

2 Saksgang og faktum

Saken handler om krav om sletting av personopplysninger i personalmappen. Klager fremsatte krav om sletting etter personopplysningsloven § 28 tredje ledd. Klager ønsket å få slettet korrespondansen som oppstod med kommunen da hun spurte hvorfor hun ble forbigått i en ansettelsesprosess. I korrespondansen blir det fremsatt påstander om at klager i forbindelse med et tidligere intervju hadde brutt taushetsplikten sin. Korrespondansen ble lagret i klagers personalmappe. Dette er opplysninger som klager opplever som sterkt belastende og ønsker slettet fra personalmappen.
     Datatilsynet ba om en redegjørelse fra Stange kommune om hvilke vurderinger som var gjort med tanke på personopplysningsloven og arkivloven. De var av den oppfatning at opplysningene var arkivpliktige. Dette er noe som er lagt til grunn i tilsynets vurdering.
     I brev av 8. juli 2016 har Advokatfirmaet Johnsrud & CO AS, på vegne av klager, påklaget følgende vedtak av 15. juni 2016:

Datatilsynet avslår krav om sletting av personopplysninger i personalmappen etter personopplysningsloven § 28 fjerde ledd, jf. tredje ledd.

Saken ble oversendt Personvernnemnda 5. august 2016, som mottok saken 18. august 2016. Klager ble orientert om dette i brev fra nemnda datert 19. august 2016, med frist til uttalelse innen 20. september 2016. Det er ikke innkommet kommentarer.

3 Klagers anførsler

Klager anfører at dette er opplysninger som objektivt sett vil oppleves som sterkt belastende for folk flest. At klager selv opplever det slik må tillegges vekt. Klager har bare et vikariat og er for tiden jobbsøker. Videre vil skriftliggjøring av dokumentene øke risikoen for gjentatt urettmessig bruk av opplysningene. Det at de lagres i et personalarkiv kan ikke tillegges vekt all den tid det er HR-personell som vil ha tilgang til dette arkivet. Det at påstanden om brudd på taushetsplikten blir bestridt av klager medfører ikke at opplysningene er mindre belastende. Den som eventuelt får videreformidlet opplysningene vil være i tvil om hva som er riktig, ettersom det er påstand mot påstand. De må derfor slettes, slik at opplysningene ikke kan bli brukt i fremtiden.
     Klager mener det ikke er riktig at korrespondansen knytter seg ansettelsesprosessen, men at den knytter seg konkret til spørsmålet om taushetsplikten. Klager ønsker ikke at påstanden om brudd på taushetsplikt skal bli stående uimotsagt. Videre mener klager at behovet for å dokumentere ansettelsesprosessen ikke lenger er til stede for kommunen. Ansettelsen kan uansett ikke lenger angripes av klager, noe hun heller ikke har hatt til hensikt å gjøre.

4 Datatilsynets vurdering

Datatilsynet viser til at den registrerte kan ifølge personopplysningsloven § 28 tredje ledd kreve at opplysninger som er
 
sterkt belastende for ham eller henne skal sperres eller slettes dersom dette
a)      ikke strider mot annen lov, og
b)      er forsvarlig ut fra en samlet vurdering av bl.a. andres behov for dokumentasjon, hensynet til den registrerte, kulturhistoriske hensyn og de ressurser gjennomføringen av kravet forutsetter.

Datatilsynet kan ifølge personopplysningsloven § 28 fjerde ledd treffe vedtak om at retten til sletting etter tredje ledd skal gå foran reglene i arkivloven.
     Loven slår altså fast at det må foretas en konkret og helhetlig avveining av de ulike interessene som gjør seg gjeldende i det enkelte tilfellet. Både den registrertes behov for å bli slettet og kommunens behov for dokumentasjon må tas i betraktning.
     Datatilsynet legger til grunn at dokumentene faller inn under en dokumentkategori som etter arkivlovgivningen skal bevares og viser til kommunens redegjørelse. Stange kommune har altså en lovbestemt plikt til å oppbevare dokumentene.
    
Spørsmålet om oppbevaringen av opplysningene vil være sterkt belastende
Terskelen for sletting av opplysninger etter personopplysningsloven § 28 fjerde ledd, jf. tredje ledd er høy. Det følger av Ot prp nr 92 at bruken av ordet «sterkt» tilsier at «det skal mer til for at sletting kan tillates».
     Tilsynet har forståelse for at opplysningene i seg selv er belastende, men utgangspunktet for drøftelsen er om selve oppbevaringen av opplysningene er belastende. Slik tilsynet forstår det er det langt på vei de muntlige opplysningene som har vist seg belastende. De skriftlige opplysningene vil videre være lagret i et personalarkiv, noe som betyr at det ikke er lett tilgjengelig informasjon. Dessuten vil det gå frem av dokumentene at klager er uenig i det angivelige taushetsbruddet. Det foreligger ikke dokumentasjon på at lagringen av de arkivpliktige dokumentene har hatt negativt utslag. Det fremstår som mer hensiktsmessig at den som eventuelt får videreformidlet opplysningene, får se begge sider av saken, annet enn å bare høre om taushetsbruddet muntlig. Å slette opplysningene gir ingen garanti for at opplysningene ikke vil bli brukt i fremtiden. Oppbevaring av dokumenter i kommunens arkiv er ment å være en lukket lagring i tilfelle dokumentasjonsbehovet skulle gjøre seg gjeldende, og dokumentene skal ikke være tilgjengelige for ansatte eller andre i det daglige. Tilsynet går ut fra at kommunen ivaretar konfidensialitetsbehovet ved håndteringen av sitt arkiv, for eksempel gjennom tilgangsstyring, slik at opplysningene sikres mot uautorisert innsyn.

Vil sletting være forsvarlig?
Tilsynets vurdering er at det foreligger et behov for dokumentasjon ettersom saken er forholdsvis ny og at opplysningene hovedsakelig knytter seg til ansettelsesprosessen. Tilsynet har også sett hen til det Stange kommune hevder, nemlig at dokumentrekken er initiert av klager selv. Hun ba om en begrunnelse for hvorfor hun ikke var innkalt, noe hun også fikk. Tilsynet mener også at dokumentasjonen kan komme til klagers fordel ettersom påstanden om hennes taushetsbrudd ikke vil stå uimotsagt.
     Etter Datatilsynets vurdering knytter dokumentene seg helt konkret til ansettelsesprosessen. Det var i forbindelse med krav om redegjørelse for hvorfor klager ikke ble innkalt til intervju at dokumentene oppsto.
     Selv om klager ikke lenger har til hensikt å angripe ansettelsen, betyr ikke det at behovet for dokumentasjon ikke lenger vil være til stede. Klager er fortsatt arbeidssøker i kommunen og behovet kan derfor melde seg ved en senere anledning. Datatilsynet mener derfor at sletting ikke vil være forsvarlig ut fra kommunens behov som potensiell videre arbeidsgiver og tjenesteyter.

5 Personvernnemndas syn

Nemnda skal vurdere sletting i personalmappe i henhold til personopplysningsloven § 28 tredje ledd. Det skal foretas en konkret interesseavveining. Nemnda er enig med Datatilsynet i at dokumentene faller inn under en dokumentkategori som etter arkivlovgivningen skal bevares, jf arkivloven § 6. Stange kommune har altså en lovbestemt plikt til å oppbevare dokumentene.
     Spørsmålet er om oppbevaringen av opplysningene vil være «sterkt belastende», jf personopplysningsloven § 28 tredje ledd. Nemnda legger til grunn at oppbevaring av dokumenter i kommunens arkiv vil være underlagt adekvat tilgangskontroll i samsvar med de gjeldende taushetspliktsbestemmelser. Videre vil det fremgå av dokumentene at klager er uenig i det angivelige taushetsbruddet. Nemnda finner på dette grunnlag at oppbevaring av opplysningene ikke vil være sterkt belastende for klager.

6 Vedtak

Klagen tas ikke til følge.

 

 

Oslo, 25. november 2016

Eva I E Jarbekk
Leder