Datatilsynets referanse: 11/00821-22/EOL

PVN-2013-02 Tysnes kommune

Klage på Datatilsynets omgjøringsvedtak i sak vedrørende sletting av opplysninger i journalnotat

Personvernnemndas avgjørelse av 16. april 2013 (Eva I. E. Jarbekk, Arve Føyen, Ørnulf Rasmussen, Ann Sætnan, Gisle Hannemyr, Marta Ebbing, Hans Marius Graasvold)

1 Innledning

Personvernnemnda har ved oversendelse fra Datatilsynet mottatt klage på Datatilsynets omgjøringsvedtak av 7. august 2012 i sak vedrørende sletting av opplysninger i journalnotat.

2 Saksgang

Datatilsynet mottok en henvendelse fra klagers advokat 5. juli 2011 hvor det fremgikk at vedkommende advokat hadde bistått klager i forsøk på å få slettet opplysninger journalført av barneverntjenesten i Tysnes kommune. Kommunen hadde avslått krav om sletting og klager ba på bakgrunn av dette om at Datatilsynet vurderte om opplysningene kunne slettes fra kommunens arkiv. Vedlagt lå kopi av den tidligere saksgangen i saken.

Datatilsynet fattet vedtak om sletting av de aktuelle opplysningene i brev av 11. oktober 2011. Ved en feil ble brevet ikke sendt til rette mottaker, Tysnes kommune, men kun til klager og klages advokat.

Tysnes kommune henvendte seg til Datatilsynet i brev av 15. november 2011 med spørsmål om det aktuelle vedtaket og retten til å uttale seg som part i saken. Datatilsynet fattet etter dette et nytt vedtak om sletting datert 3. februar 2012, denne gangen adressert til rette mottaker.

Datatilsynet mottok 22. februar 2012 brev fra Tysnes kommune hvor kommunen ber om kopi av underliggende dokumenter i saken. Underliggende dokumenter ble oversendt 27. februar 2012 med utsettelse av frist for sletting.

Den 20. mars 2012 mottok Datatilsynet en klage fra Tysnes kommune på vedtaket om
sletting. Kommunen er enig i at de aktuelle opplysningene kan anses som mangelfulle, men er av den oppfatning at de likevel utgjør dokumentasjon av hvordan avgiver av opplysningene opplevde sin situasjon på det tidspunkt de ble nedtegnet. Når opplysningene suppleres av klagers syn på saken vil de samlet sett utgjøre et balansert bilde av saken.

På bakgrunn av informasjon fremkommet i kommunens klage omgjorde Datatilsynet sitt vedtak om sletting i brev av 13. april 2012. I omgjøringsvedtaket bemerkes imidlertid kommunens selvstendige plikt til å korrigere mangelfulle opplysninger, og at Datatilsynet forutsetter at det aktuelle journalnotatet blir supplert med klagers syn på saken. Klager fikk kopi av omgjøringsvedtaket, samt at han ble orientert særskilt om bakgrunnen for omgjøringsvedtaket i brev av 16. april 2012.

Klagers advokat har i brev av 1. juni 2012 kommentert Datatilsynets omgjøringsvedtak. Dette brevet var ikke formulert som en klage, og Datatilsynet valgte derfor å gi en mer utførlig begrunnelse for sitt vedtak, samt orientering om klageadgang i brev av 7. august 2012.

Klager sendte via sin advokat den 29. august 2012 en klage på Datatilsynets omgjøringsvedtak. Klager mente at det bør stilles krav til at barnevernet som forvaltingsorgan forsikrer seg om at nedtegnede opplysninger er objektivt korrekte. Dersom opplysninger er beheftet med faktiske feil er ikke supplering tilstrekkelig for å gjenopprette balansen.

Datatilsynet orienterte i brev av 11. september 2012 Tysnes kommune om den mottatte klagen, og ba samtidig om en nærmere redegjørelse for de aktuelle opplysningenes opphav. Svar fra Tysnes kommune kom i brev av 18. desember 2012.

Datatilsynet har vurdert klagers anførsler, men finner ikke grunnlag for å endre avgjørelsen.

Saken ble oversendt Personvernnemnda 18.1.2013, som mottok saken 14.2.2013. Klager og Tysnes kommune ble orientert om dette i brev fra nemnda datert 15.2.2013, med frist til uttalelse innen 1.3.2013. Klager uttalte seg i brev av 8.2.2013 (sendt Datatilsynet) og i brev av 1.3.2013.

3 Faktum

I forbindelse med at Tysnes kommune fremmet en sak om omsorgsovertakelse av barn ble det i saksfremstillingen fremlagt et journalnotat fra mors journal hos barnevernet. I denne journalen var det inntatt opplysninger om mors foreldre, det vil si barnas besteforeldre. Det er disse foreldrene denne saken dreier seg om. Foreldrene ønsker journalopplysningene slettet, det vil si de som angir at foreldrene hadde «visse psykiske vansker» og «psykiske vansker etter en kollisjon». Det samme gjelder opplysningene om at familien skulle ha hatt tilpasningsvansker etter at de flyttet tilbake til Tysnes, det vil si «har hatt visse problem med å finne seg til rette».

4 Klagers anførsler

Klager krever personopplysninger om seg selv og sin kone slettet i en journal nedtegnet av barnevernstjenesten i Tysnes kommune. Barnevernssaken omhandlet klagers datter, og opplysningene har blitt kjent for klager gjennom barnevernssak som omhandles deres barnebarn.

Journalen hvor opplysningene fremkommer ble opprettet av barnevernet i Tysnes kommune i 1978. Det opplyses i journalen at klager og dennes ektefelle har "visse psykiske vanskar", og at klager har vært sykemeldt i perioder på grunn av "psykiske vanskar etter ein kollisjon". Det er disse opplysningene klager ønsker slettet. Klager anfører at disse opplysningene er uriktige og at de er udokumenterte.

Kommunen har i brev av 5. mai 2010 tilbudt ekteparet å supplere journalen med deres versjon av saken, eventuelt med uttalelse fra lege. Kommunen mener at en slik rettelse vil sikre at den som senere leser journalen vil kunne gjøre seg kjent med ekteparets fremstilling, og således danne seg et balansert bilde av saken. Kommunen finner ikke grunnlag for å kunne slette opplysningene i journalen.

Klager mener supplering ikke er tilstrekkelig i denne saken, og at eneste måten å få gitt et korrekt bilde av saken er at opplysningene slettes.

Klager anfører at opplysningene som er nedtegnet om ham og hans ektefelle er direkte feil, og at de er nedtegnet basert på bygdesladder. Klager bestrider kommunens påstand om at
opplysningene er fremkommet i samtale med den journalen gjelder, nemlig klagers datter. Når kommunen har erkjent at opplysningene kan være mangelfulle, og de heller ikke er verifisert, anføres det at den eneste måten å få rettet opp dette forhold er at opplysningene slettes. For øvrig vises det til klagers brev av 5. juli 2011, 10. juni 2012 og 29. august 2012.

Tysnes kommune anfører om journalnotatet at det er en nedtegnelse av det som faktisk ble uttalt i en samtale med klagers datter. En slik forståelse er basert på selve journalnotatet, samt opplysninger fra kontorfullmektig som nedtegnet opplysningene.

Tysnes kommune anfører at praksis ved journalføring i barnevernssaker er at de opplysninger som anses som relevant i en samtale med en klient blir nedtegnet. Opplysningene anses som klientens subjektive syn på de forhold som omtales. Det stilles krav om at de opplysninger som vil være av avgjørende betydning i en sak skal verifiseres. Kommunen bestrider ikke at de aktuelle opplysningene kan være mangelfulle, men ettersom opplysningene ikke har vært av avgjørende betydning i noen sak har det ikke vært nødvendig å verifisere disse. Klager er blitt tilbudt å supplere journalnotatet med sin versjon for å sikre et balansert bilde av saken for ettertiden.

Når det gjelder vedtakets materielle side, gir kommunen en forklaring på hvordan de faktiske opplysninger er nedtegnet. Nærmere bestemt er kommunens anførsel at opplysningene om det som er gjenstand for denne klagen er nedtegnet etter en samtale med datter. Etter klagerens oppfatning er denne gjengivelsen ikke korrekt. Datter skal ikke ha nevnt hverken psykisk sykdom eller tilpasningsvansker i samtale med sosialtjenesten. Hun kan derimot ha nevnt sykdom hos far. Han hadde på dette tidspunkt angina. Under enhver omstendighet fremstår det som noe spesielt at kommunen verken henviser til kilden for opplysningene i sin journal, og i særdeleshet ikke tar i betraktning verdien av en ung pikes karakteristikk av egne foreldre både med hensyn til psykiske plager og tilpasningsvansker. Når det ikke fremgår av journalnotatet selv hvem/hva som er kilden til klagernes «diagnose» er det rimelig å utlede av det som er beskrevet at klagerne har psykisk sykdom og tilpasningsvansker. Journalen tar ingen kildemessige reservasjoner om dette. Diagnosene kan derfor like godt fremstå som referanse til en kilde som er valid, som til det motsatte slik kommunen nå hevder. Det tilligger neppe en ungjente, som selv sliter, å gi uttalelser av en slik karakter med troverdighet. Det er åpenbart at opplysninger som er kommet fra datter må undersøkes både grundigere og med større sikkerhet av sosialetaten. Det var det full mulighet til. Det beklemmende for Tysnes kommune i dette tilfellet var nok at de ikke på noen måte informerte foreldre om hverken datterens situasjon på dette tidspunkt, eller noe senere da deres datter var utsatt for et alvorlig seksuelt overgrep.

Tysnes kommune avviser at å videreformidle denne type opplysninger nesten 30 år etter hendelsen ikke er et brudd på tausbetsplikten. Det er klagerne uenig i, og det vises til straffelovens § 121, jf. forvaltningslovens § 13. Selv om kommunen fremmer en for så vidt alvorlig sak om omsorgsovertakelse for barn til fylkesnemnda, er man bundet av tausbetsplikt. Særlig fordi dette er opplysninger som kan spres av en privat part som ikke nødvendigvis er underlagt tausbetsplikt. Videre er det mulig at fremleggelse av journaldokumentet er et brudd på arkivloven. Statsarkivaren i Hordaland har uttalt seg i media, Bergens Tidende, i anledning overgrepet mot datteren.

I vurderingen må også tas med at fylkesmannen stiller spørsmålstegn ved verdien av opplysningene. Ut fra sakens spesielle karakter må det anses at disse eksakte opplysninger måtte ha svært lite å si for den fylkesnemndssak som var fremmet.

Når det gjelder brev av 18.12.2012, har kommunen utdypet omstendighetene rundt journalføringen her. Hvor informasjonen om klagerne (foreldrene) kommer fra er ikke beskrevet i selve notatet. Det vises ikke til at det er datteren som sier det. Informasjonen om foreldrene er formulert på en slik måte at det gis inntrykk av at man har en objektiv kilde til informasjonen.

Informasjonen om foreldrene er uansett uriktig. Foreldrene hadde verken psykiske vanskeligheter eller tilpasningsproblemer. De er opprinnelig begge fra Tysnes, samme område, og hadde kun noen få år bodd på Husnes før de kom tilbake og etablerte seg på hjemstedet.

Tysnes kommune beskriver at man mener journalnotatet er egnet til å beskrive vanskelighetene jenten selv opplever i egen oppvekst. Til dette er å bemerke at hennes situasjon utmerket kan forstås ut fra de øvrige opplysninger i notatet. De uriktige opplysningene om foreldrene fremstår som delvis løsrevne fra jentens vanskeligbeter og beskriver to foreldre som har vanskeligheter. Ettersom dette er uriktig og ettersom spredning av disse opplysningene har gitt foreldrene store belastninger, er det ingen aktverdig grunn til å beholde dem.

Sosialtjenesten hadde en betydelig oppfordring til å kontakte foreldrene for å foreta en avklaring. Det ble ikke gjort da og til alt overmål heller ikke da jenten ble utsatt for et alvorlig seksuelt overgrep fra flere personer.

Tysnes kommune konkluderer med at man ikke kan «sjå at det er avgjerande for vurdering om sletting/ikkje sletting om opplysningane kan dokumenterast som eit faktum eller ikkje». Klager er naturligvis svært uenig i denne oppsummeringen. Både fordi opplysningene er objektivt sett uriktige, de er kommet fra en ungjente i vanskeligheter, samt at opplysningene er spredt og kan spres på nytt. Det foreligger ingen fornuftig og rasjonell grunn til at opplysningene blir stående.

Man anerkjenner viktigheten å ivareta opplysninger i slike saker for ettertiden, da det kan gi forståelse og informasjon om gitte hendelser. På den annen side kan det ikke anses å ha noen beskyttelsesverdig interesse av å beholde klart uriktige opplysninger. Da må hensynet til de(n) skaldlidte veie tyngre. Før opplysninger inntas i journal følger det av forvaltningsloven § 17 at forvaltningsorganet har en plikt til å kontrollere opplysningene. Det kan ikke være gjort. Tysnes kommune sin unnfallenhet her er allerede påpekt. Krav om sletting av journalopplysninger fastholdes.

5 Datatilsynets vurdering

5.1 Nærmere om det rettslige utgangspunktet for vedtaket

Det legges til grunn i saken at barnevernet har en plikt til å dokumentere tjenestene de utfører. Dokumentasjonen er viktig for å synliggjøre grunnlaget for de beslutningene som blir fattet.
Det legges også til grunn at barnevernet er forpliktet av arkivlovgivningen. Arkivpliktig
materiale kan i utgangspunktet ikke slettes, med mindre dette er åpning for kassasjon i arkivloven, jf arkivlova § 90. Arkivlova § 9 første ledd bokstav c fastslår at personopplysningsloven gjelder utfyllende når det gjelder retting og sletting. Personopplysningsloven §§ 27 og 28 åpner for unntak fra sletteforbudet i enkelte tilfeller. Lovens § 27 gir hjemmel for pålegg om retting eller sletting av mangelfulle opplysninger. Etter personopplysningsloven § 27 er den primære løsningen at mangelfulle eller uriktige opplysninger skal rettes eller suppleres med korrekte opplysninger, jf. bestemmelsens annet ledd.

Dersom tungtveiende personvernhensyn tilsier det, kan Datatilsynet bestemme at opplysningene skal slettes eller sperres, jf. tredje ledd.

5.2 Datatilsynets vurdering

De aktuelle opplysningene er ikke dokumenterte, noe Fylkesmannen i Hordaland har påpekt i uttalelse av 28. april 2008. Fylkesmannens kritikk har medført at kommunen har tilbudt ekteparet å komme med tilføyinger i journalen, og personopplysningsloven § 27 annet ledd anses oppfylt.

Klager mener imidlertid at suppleringer ikke er tilfredsstillende, og ønsker opplysningene
slettet. Datatilsynet vil derfor vurdere om vilkårene for å pålegge sletting etter loven § 27 tredje ledd er oppfylt.

Dersom tungtveiende personvernhensyn tilsier det kan Datatilsynet fatte vedtak om sletting av opplysninger til tross for at de kan ha betydning som dokumentasjon, jf personopplysningsloven § 27 tredje ledd.

Av forarbeidene fremgår det at bestemmelsen "(s)kyldes at de uriktige eller ufullstendige personopplysningene kan gi et så uheldig og stigmatiserende bilde av den registrerte at markering og supplering åpenbart ikke gir noen tilfredsstillende løsning for den registrerte".

Som eksempler på uriktig nedtegnede opplysninger som det bør være anledning til å slette har lovgiver trukket frem det at den registrerte sympatiserer med terroristiske grupperinger eller er bruker av barnepornografi. Eksemplene viser at det er først og fremst grove beskyldninger, og som åpenbart er stigmatiserende, bestemmelsen er ment å omfatte.

Det er dessuten forutsatt at opplysningene er av en slik art at den stigmatiserende effekten vil gjøre seg gjeldende selv om opplysningene blir rettet eller supplert.

I den foreliggende sak er opplysningene som ønskes slettet påstander om "visse psykiske vansker". For Datatilsynet blir spørsmålet om opplysninger om psykiske vansker rent objektivt er å anse som så grove beskyldninger, og som åpenbart er så stigmatiserende, at en korrigering ikke vil avhjelpe en slik nedtegnelse.

Datatilsynet har forståelse for at temaet psykiske plager fortsatt kan være tabubelagt i enkelte grupper, men er likevel av den klare oppfatning at temaet ikke er belagt med den samme graden av stigmatisering som for noen tiår tilbake. Dersom en nedtegnelse av en enkeltpersons subjektive opplevelse av en annen persons psykiske helse blir supplert med en medisinskfaglig uttalelse som imøtegår eventuelle uriktige påstander, bør dette etter tilsynets oppfatning kunne gi et balansert bilde av saken.

Personvernnemnda har i flere saker som har angått krav om sletting konkludert med at retting ved supplering er den klare hovedregel, og at terskelen for å fatte vedtak om sletting er høy i de tilfellene opplysningene har dokumentasjonsverdi. I argumentasjon for dokumentasjonsverdien har nemnda vektlagt særlig det at en barnevernssak har versert for flere rettsinstanser og offentlige etater. Dette er tilfelle også med foreliggende sak.

Siste gang Personvernnemnda stadfestet supplering som hovedregel er i sak PVN-2012-05. Her uttaler nemnda at den er enig i Datatilsynets generelle tilbakeholdenhet med å fatte vedtak om sletting av opplysninger i barnevernsdokumenter. Nemnda kom derfor til at "klagers versjon av saken skal supplere (...) dokumentene, slik at vedkommende som leser dokumentene vil kunne gjøre seg kjent med også klagers fremstilling".

Datatilsynet har forståelse for at saken er vanskelig og at opplysningene kan føles belastende for klager. Vilkårene for å kreve sletting av opplysninger i personopplysningsloven § 27 tredje ledd er imidlertid strenge og terskelen for pålegg om sletting er høy. Når kommunen i tillegg har tilbudt klager å supplere journalen med sin versjon av saken foreligger det heller ikke tilstrekkelig tungtveiende personvernmessige hensyn som tilsier at sletting er nødvendig.

Etter en helhetsvurdering har Datatilsynet konkludert med at vilkårene i personopplysningsloven § 27, 3. ledd ikke er oppfylt.

6 Personvernnemndas merknader

Personvernnemnda skal vurdere om de påklagede opplysningene i journalnotatet kan slettes slik klager krever. Det avgjørende for nemnda er at opplysningene om besteforeldrene ikke hadde noen betydning for saken i 1978 og heller ikke for saken i 2010. Nemnda legger til grunn kommunens uttalelse om at opplysningene verken er eller har vært nødvendige. Kommunen sier tvert imot at opplysningene ikke var verifisert fordi de ikke hadde betydning i saken. Opplysningene er derfor ikke nødvendige for formålet og skulle således ha vært slettet etter § 28, 1. ledd.

Nemnda har avgjort saken etter § 28 første ledd, men vil knytte noen bemerkninger til Datatilsynets vurdering av § 28 tredje ledd. Bestemmelsen i tredje ledd gjelder opplysninger som ikke er unødvendige, jf forarbeidenes kommentar til bestemmelsen i Ot prp nr 92 (1998/99). Lovens uttrykk er «sterkt belastende». Datatilsynet har begrenset sin vurdering til å vurdere om opplysningene er stigmatiserende. Dette blir for snevert. Bestemmelsens ordlyd og forarbeider åpner for en bredere vurdering av hva som er «sterkt belastende».

Bestemmelsen i § 28 første ledd stiller dessuten som vilkår at sletting ikke må være i strid med arkivloven. Arkivloven pålegger arkivering for «å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida», jf arkivlova § 1. Dette er ikke viktig forvaltningsmessig dokumentasjon. Da skal opplysningene heller ikke arkiveres.

7 Vedtak

Klagen tas til følge. Det foreligger sletteplikt.

 

 

Oslo, 16. april 2013

Eva I E Jarbekk
Leder