Datatilsynets referanse: 11/01230-10/MHN

PVN-2012-08 Sletting av elevmappe

Klage på Datatilsynets avgjørelse om å avslutte sak som omhandlet krav om sletting av dokumenter i elevmappe

Personvernnemndas avgjørelse av 31. mai 2012 (Eva I. E. Jarbekk, Arve Føyen, Ørnulf Rasmussen, Tom Bolstad, Leikny Øgrim, Gisle Hannemyr, Jostein Halgunset)

1 Innledning

Personvernnemnda har ved oversendelse fra Datatilsynet mottatt klage på Datatilsynets avgjørelse om å avslutte sak som omhandlet krav om sletting av dokumenter i elevmappe.

2 Saksgang

Datatilsynet mottok en henvendelse 16.11.2011 hvor det fremgikk at klager hadde anmodet Nesset kommune om å slette dokumenter fra klagers elevmappe fra årene 1995-2000. Kommunen avslo kravet og klager ba på bakgrunn av dette om at tilsynet vurderte om dokumentene kunne slettes fra kommunens arkiv. Vedlagt lå dokumentene som klager ønsket slettet.

Klager fikk foreløpig svar etter forvaltningsloven § 11a den 2.12.2011.

Tilsynet tilskrev klager 31.1.2012, hvor det ble redegjort for aktuelle bestemmelser i loven samt en foreløpig vurdering av de oversendte dokumentene.

Datatilsynet skrev i brev av 31.1.2012 at:

Etter Datatilsynets foreløpige vurdering vil de oversendte dokumentene som er opprettet i forbindelse med saksbehandling av voksenopplæringstilbud til deg, være dokumentasjon som omfattes av arkivlovens oppbevaringsplikt. Utgangspunktet om at opplysninger skal slettes etter at formålet er gjennomført vil da ikke gjøre seg gjeldende, jf personopplysningsloven § 28, 1. ledd.

Etter det tilsynet er kjent med er det verken anført at personopplysningene om deg er uriktige, ufullstendige eller at det ikke er adgang til å behandle disse. Ei heller at opplysningene er sterkt belastende for deg. Datatilsynet kan derfor ikke se at det er grunnlag for å kreve sletting av den omtalte dokumentasjonen.

Tilsynet fant ikke grunnlag for å kreve sletting av dokumentasjonen. Det ble bedt om at eventuelle kommentarer ble gitt innen 1.3.2012.

På bakgrunn av en telefon fra klager bestemte tilsynet seg for å be om en redegjørelse fra Nesset kommune, jf brev av 16.2.2012. Det ble bedt om en avklaring på om dokumentene inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, behovet for videre lagring samt en avklaring av hvem som har tilgang til dokumentene. Det ble videre bedt om en vurdering av alternative arkivmessige løsninger for å redusere personvernulempen for klager forutsatt at dokumentene skulle lagres i medhold av arkivloven. Frist for tilbakemelding ble satt til 19.3.2012.

I brev av 21.2.2012 adressert til Datatilsynet presiserte klager at dokumentene oppleves som svært belastende.

Datatilsynet mottok en redegjørelse fra kommunen 9.3.2012. Kommunen var av den oppfatning at dokumentene utgjør viktig forvaltningsmessig dokumentasjon og at det er behov for videre lagring. Kommunen kunne ikke se at dokumentene objektivt sett kan anses sterkt belastende. Det poengteres at dokumentene er unntatt offentlighet og at tilgangen er svært begrenset.

I brev av 10.3.2012 kom klager med ytterligere opplysninger i sakens anledning. Det vises primært til at opplysningene oppleves krenkende for klager. Videre stilles det spørsmål ved om kommunen har behov for de omtalte dokumentene.

Datatilsynet foretok en vurdering av kravet om sletting i brev av 26.3.2012 adressert til klager. Saken ble avsluttet og klager opplyst om klageadgang til Personvernnemnda.

I brev av 2.4.2012 ble Datatilsynets avgjørelse påklaget. Saken ble oversendt Personvernnemnda 12.4.2012, som mottok saken 19.4.2012. Klager ble orientert om dette i brev fra nemnda datert 20.4.2012, med frist til uttalelse innen 9.5.2012. Klager uttalte seg innen fristen, i brev av 30.4.2012.

3 Faktum

Klager fikk diagnosen sterk dysleksi i 1993. Klager har ikke mottatt tilfredsstillende grunnskoleopplæring fra kommunen som han har krav på. Han har mottatt billighetserstatning fra staten på grunn av dette. Han ønsker nå at dokumenter i kommunens arkiv skal slettes. Dokumentene er i hovedsak saksbehandling i forbindelse med voksenopplæringstilbud. Det er søknader om opplæring og utgiftsdekning, kommunens svar og klagebehandling.

4 Klagers anførsler

Klager har anført at dokumentene oppleves som svært belastende for ham. Det dreier seg om søknader fra klager og avslag fra kommunen, som oppleves svært krenkende for klager. Klager anfører at dokumentene er krenkende og til stor belastning for de som skal hjelpe ham, for eksempel PPT. Dessuten argumenterer klager med at kommunen ikke har et behov for å oppbevare dokumentene videre. Dokumentene er søknader fra klager om å få norskundervisning og avslag fra kommunen og fylket i perioden 1994 til 2000.

5 Datatilsynets vurdering

Datatilsynet påpeker at utgangspunktet etter personopplysningsloven er at den behandlingsansvarlige ikke skal lagre personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen, jf § 28. Hvis ikke personopplysninger deretter skal oppbevares i henhold til arkivloven eller annen lovgivning, skal de slettes.

Etter personopplysningsloven § 27 første ledd skal den behandlingsansvarlige rette mangelfulle opplysninger dersom det er behandlet personopplysninger som er uriktige, ufullstendige eller som det ikke er adgang til å behandle.

Det følger av personopplysningsloven § 28 tredje ledd at den registrerte kan kreve at opplysninger som er sterkt belastende for ham eller henne skal sperres eller slettes dersom dette ikke strider mot annen lov, og er forsvarlig ut fra en samlet vurdering av blant annet andres behov for dokumentasjon, hensynet til den registrerte og de ressurser gjennomføringen av kravet forutsetter. Datatilsynet kan, etter at Riksarkivaren er hørt, treffe vedtak om at retten til sletting går foran reglene i arkivloven §§ 9 og 18.

Datatilsynet har forståelse for at saken er vanskelig og at dokumentene som oppbevares føles belastende for klager. Vilkårene for å kreve sletting av opplysninger i personopplysningsloven § 28 tredje ledd er imidlertid strenge og terskelen for pålegg om sletting er høy.

I brev av 9.3.2012 skrev kommunen at dokumentene er viktig forvaltningsmessig dokumentasjon som beskriver hvilken saksbehandling som har vært gjort. Kommunen skrev videre at det er viktig for kommunen å oppbevare dokumentasjonen i tilfelle saken tas opp på et senere tidspunkt, samt for å vurdere krav på undervisning. Avslutningsvis vises det til at man ikke kan se at dokumentene har et innhold som skulle være belastende, objektivt sett. Dokumentene er unntatt offentlighet og tilgangen er begrenset.

Det følger av forarbeidene til loven at begrepet "sterkt belastende" som utgangspunkt skal vurderes objektivt. Det må spørres om oppbevaringen av denne type opplysninger ville oppleves som sterkt belastende av folk flest. Men også registrertes egen oppfatning kan tas med i vurderingen. For det annet kan sletting ikke gjennomføres hvis det vil stride mot annen lov, jf tredje ledd bokstav a. Endelig må sletting finnes forsvarlig etter en samlet totalvurdering hvor en rekke interesser og hensyn må tas i betraktning. For eksempel må det vurderes om sletting kan påvirke andres mulighet til å kunne dokumentere rettslige eller faktiske forhold.

Brevene som ønskes slettet er i hovedsak søknader om undervisning og dekning av utgifter til undervisning samt avslag på disse søknadene fra kommunen. Slike søknader vil objektivt sett ikke fremstå som "sterkt belastende" for folk flest. Tilsynet har forståelse for at det har vært en lang kamp med kommunen for å sikre klagers rettigheter til grunnleggende undervisning og at saken føles belastende for klager. Likevel ser Datatilsynet behovet for å lagre opplysningene. Kommunen har et behov for å dokumentere hva som har blitt gjort og brevene tjener også som dokumentasjon for hva som ikke har blitt gjort av kommunen. Etter en helhetsvurdering konkluderte Datatilsynet derfor med at vilkårene i personopplysningsloven § 28, tredje ledd ikke var oppfylt.

6 Personvernnemndas merknader

Personvernnemnda skal i denne saken vurdere om sletting av en rekke dokumenter i klagers «elevmappe» skal finne sted.

Nemnda tar utgangspunkt i at den behandlingsansvarlige ikke skal lagre personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen, jf § 28. Videre oppbevaring kan imidlertid skje dersom det er hjemmel for dette, for eksempel i arkivloven. I denne saken er det hjemmel for videre oppbevaring i arkivloven. Kommunen har et offentlig arkiv, jf arkivloven § 6, og arkivet skal ikke kasseres, jf arkivloven § 9. Sletting kan likevel finne sted dersom vilkårene i personopplysningsloven § 28 tredje ledd er oppfylt. Etter denne bestemmelsen kan den registrerte kreve at opplysninger som er sterkt belastende for ham skal slettes dersom dette ikke strider mot annen lov, og er forsvarlig ut fra en samlet vurdering av blant annet andres behov for dokumentasjon, hensynet til den registrerte og de ressurser gjennomføringen av kravet forutsetter.

Nemnda forstår at klager finner saken vanskelig og belastende. Etter nemndas syn er imidlertid ikke opplysningene om klager som finnes i dokumentene av negativ art. Dokumentene er i hovedsak søknader om undervisning og dekning av utgifter til undervisning som følge av at klager lider av dysleksi. Kommunen har på sin side uttalt at dette er viktig forvaltningsmessig dokumentasjon som beskriver hvilken saksbehandling som har vært gjort. Dokumentene er dessuten unntatt offentlighet og tilgangen er begrenset. Etter en samlet vurdering er nemnda derfor kommet til at opplysningene om klager i de nevnte dokumentene ikke kan karakteriseres "sterkt belastende" objektivt sett. Etter nemndas syn er dette dokumenter som synes viktige for klager, slik at han har dokumentasjon for kommunens saksbehandling, for eksempel i forbindelse med en eventuell erstatningssak. Etter dette har nemnda konkludert med at sletting ikke finnes forsvarlig ut fra de interesser og hensyn som må tas i betraktning. Nemnda er derfor enig med Datatilsynet i at vilkårene i personopplysningsloven § 28 tredje ledd ikke er oppfylt i denne saken.

7 Vedtak

Klagen tas ikke til følge.

 

 

Oslo, 31. mai 2012

Eva I E Jarbekk
Leder