Datatilsynets referanse: 10/01466-8/MAB

PVN-2011-03 Arbeidsgivers attest

Klage på Datatilsynets vedtak om sletting av opplysninger i personalmappe

Personvernnemndas avgjørelse av 7. september 2011 (Olav Torvund, Arve Føyen, Ørnulf Rasmussen, Tom Bolstad, Leikny Øgrim, Ann Sætnan)

1 Innledning

Personvernnemnda har ved oversendelse fra Datatilsynet mottatt en klage på Datatilsynets vedtak om sletting av opplysninger i personalmappe.

2 Saksgang

Datatilsynet mottok klage 16.11.2010 fra Finansforbundet på vegne av en privatperson. Klagen gjaldt et dokument som inneholdt negative karakteristikker av vedkommende og var lagret i hans personalmappe. Dokumentet stammet fra tidsrommet 2002-2003. Klageren ønsket dokumentet slettet. Det ble anført at noen av opplysningene ikke var korrekte.

Datatilsynet tilskrev Nordea 10.12.2010 og redegjorde for tilsynets praksis vedrørende oppbevaring av personopplysninger i personalmappe. Tilsynet skrev at negative karakteristikker skulle normalt ikke oppbevares så lenge som åtte år, jf personopplysningsloven § 28, jf § 11.

Nordea besvarte brevet 7.1.2011 og hevdet at de negative karakteristikker var nødvendige å oppbevare av hensyn til attestplikten, jf arbeidsmiljøloven § 15-15. Nordea la til grunn at dokumentet kunne oppbevares hele ansettelsestiden, uavhengig av ansettelsestidens lengde.

Datatilsynet varslet vedtak om sletting i brev av 28.1.2011 og Nordea svarte på varselet 18.2.2011. Datatilsynet kunne ikke se at brevet inneholdt nye opplysninger og traff vedtak om sletting 15.3.2011. Datatilsynet har ikke tatt stilling til korrektheten av opplysningene i det omstridte notatet.

I brev av 5.4.2011 påklaget Nordea vedtaket.

Saken ble oversendt Personvernnemnda 5.5.2011, som mottok saken 6.5.2011. Klager ble orientert om dette i brev fra nemnda datert 12.5.2011, med frist til uttalelse innen 3.6.2011.

Finansforbundet kommenterte saken i brev av 31.5.2011 og Nordea kommenterte saken i brev av 6.6.2011.

3 Faktum

Saken dreier seg om et notat i en personalmappe hos Nordea. Notatet inneholder negative karakteristikker av klager. Klager ønsker notatet slettet. Nordea ønsker å beholde notatet hele ansettelsestiden, jf attestplikten i arbeidsmiljøloven.

4 Klagers anførsler

Klager anfører i brev fra Finansforbundet at karakteristikkene i notatet ikke oppfyller vilkårene til lagring av opplysningene i henhold til personopplysningsloven §§ 8 og 11, jf § 28. Klageren viser til at arbeidsgiverens generelle dokumentasjonsbehov ikke er tilstrekkelig grunnlag for fortsatt lagring av 8 år gamle karakteristikker. Fortsatt lagring oppleves som sterkt belastende, både yrkesmessig og personlig. Klager bestrider også at de faktaopplysninger og vurderinger som fremgår av notatet er korrekte. Som følge av at dokumentet er beheftet med flere uriktige opplysninger, gir det et klart misvisende bilde av klagers arbeidsforhold.

5 Nordeas kommentarer

Nordea anfører at lagring er nødvendig av hensyn til utarbeidelse av attest, jf arbeidsmiljøloven § 15-15 og derfor nødvendig for formålet med behandlingen, jf personopplysningsloven § 28, jf § 11. Lagringen er saklig begrunnet i Nordeas løpende arbeidsavtale med klageren, jf personopplysningsloven § 11, jf §§ 8 og 9.

Formålet med oppbevaringen av attestgrunnlag er for å kunne dokumentere ansettelsesforholdets utvikling – på et for arbeidsgiver ukjent fremtidig tidspunkt – i forbindelse med utarbeidelse av lovpålagt attest. Et attestgrunnlag som er delvis sladdet vil neppe være mindre ”belastende” for den ansatte enn om dokumentet fremstår i sin opprinnelige form, idet utelatte ord og setninger vil kunne bidra til uheldige spekulasjoner. Det bør på tidspunktet den ansatte slutter være opp til arbeidsgiver å vurdere hvilke og hvor gamle opplysningene fra arbeidsforholdet som er relevante for en sluttattest, uavhengig av arbeidsforholdets varighet.

Sletting av negative karakteristikker vil gi et ubalansert og ”mistenkelig” bilde av den ansatte, såfremt eventuelle positive karakteristikker fortsatt beholdes i det samme dokumentet. En ”partiell” begrensning i lagringstid som Datatilsynet skisserer, vil være tilnærmet umulig å praktisere. Opplysninger som kan bli viktige for arbeidsgiver i en eventuell arbeidstvist kan gå tapt dersom de må slettes etter kort tid. Etterfølgende omstendigheter kan umulig overskues, ei heller i forkant.

Nordea er av den oppfatning at opplysningene i notatet er korrekte.

6 Datatilsynets vurdering

Datatilsynet viser til personopplysningsloven § 28 som regulerer hvor lenge opplysninger kan lagres, jf personopplysningsloven § 11 bokstav c. Personopplysningsloven gjelder som generell lov også på arbeidslivets område. Opplysningene skal ikke lagres lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen. Datatilsynet har i tidligere praksis tolket denne bestemmelsen med hensyn til lagring av advarsler i personalmapper. De samme momentene er relevante i denne saken. Dersom det ikke mottas nye advarsler eller nye negative karakteristikker om den ansatte, skal opplysningene tas ut og slettes etter relativt kort tid, og senest på det tidspunktet hvor den ansatte og arbeidsgiveren blir enige om at de forhold som lå til grunn for de negative karakteristikkene har opphørt. Hvis det derimot oppstår nye forhold som foranlediger lagring av negative opplysninger om den ansatte, kan dette medføre at også tidligere advarsler og negative karakteristikker kan lagres lenger. Dersom det oppstår tvist eller arbeidsrettssak vil advarsler og andre opplysninger av betydning for saken kunne lagres til tvisten er endelig avgjort eller eventuelle foreldelsesfrister er løpt ut.

Notatet er et attestgrunnlag utarbeidet i 2003 til bruk for attest i henhold til arbeidsmiljøloven § 15-15. Tilsynet viser til at ordlyden i § 15-15 ikke er utformet slik at den pålegger arbeidsgiver å oppbevare alle notater og andre dokumenter om en arbeidstakers prestasjoner gjennom hele arbeidsforholdet uavhengig av arbeidsforholdets varighet.

Formålet med en attest er å oppgi navn og fødselsdato, hvor lenge han har vært ansatt og hva arbeidet har bestått i. Bestemmelsen åpner for at en attest kan si noe om hvordan en ansatt fungerer innenfor sitt arbeidsområde, men det er ikke gitt føringer på at attesten skal omfatte detaljert informasjon gjennom et langvarig ansettelsesforhold.

I henhold til arbeidsmiljøloven § 15-15 annet ledd begrenser ikke denne bestemmelsen arbeidstakers rett til å kreve en mer utførlig attest i arbeidsforhold hvor dette er sedvane og ikke annet er fastsatt i tariffavtale. Slik Datatilsynet har forstått bestemmelsen har det vært reist spørsmål om, og eventuelt hvilke tilleggsopplysninger (fordelaktige og ufordelaktige) som arbeidsgiver kan ta med i attesten uten samtykke fra arbeidstakeren, jf aml § 1-9 om ufravikelighet. I motsetning til for eksempel avtalen mellom NHO og LO kan Datatilsynet ikke se at spørsmålet om utforming av attest er omfattet av hovedavtalen mellom Finansnæringens Arbeidsgiverforening og Finansforbundet.

Datatilsynet forstår § 15-15 slik at Nordea ikke selv kan velge å utforme en attest med negative karakteristikker med mindre klager etterspør en slik attest. At en slik utfyllende attest ikke vil bli etterspurt i dette tilfellet må være relativt klart, men det kan eventuelt vurderes om denne informasjonen skal etterspørres dersom Nordea frykter at de ikke vil kunne imøtekomme arbeidstakers krav på sluttattest på et senere tidspunkt.

Klager viser til at enkelte av opplysningene i attesten er ukorrekte. Dette gjelder også rene faktaopplysninger. Datatilsynet viser til arbeidsgivers plikt til å rette slike opplysninger, jf personopplysningsloven § 27. Retting bør skje ved at objektive opplysninger korrigeres mens karakteristikkene slettes.

Ved langvarig ansettelse er det naturlig at opplysninger og vurderinger mister sin relevans. Det er vanskelig å se relevansen av vurdering av prestasjoner, egenskaper og kunnskapsnivå som nyansatt mange år senere. Opplysninger som er åtte år gamle vil i liten grad være korrekt, oppdatert og relevant.

Det er ikke nødvendig å oppbevare attestgrunnlag utarbeidet for åtte år siden, spesielt når det inneholder negative karakteristikker. Ved attest vil ikke så gamle opplysninger være korrekte og oppdaterte, jf personopplysningsloven § 11 bokstav e.

Positive og nøytrale karakteristikkers oppbevaringstid har Datatilsynet ikke vurdert. Datatilsynet mener at notatet skal slettes, jf personopplysningsloven § 28, jf § 11 bokstav e.

7 Personvernnemndas merknader

Personvernnemnda skal i denne saken vurdere hvorvidt et skjema kalt ”Grunnlag for utarbeidelse av attest” for perioden 1.4.2002 – 1.8.2003 som ligger i en personalmappe til en ansatt hos Nordea skal slettes. Notatet, som ikke er signert, inneholder negative karakteristikker av klager og klager ønsker notatet slettet. Nordea ønsker å beholde notatet hele ansettelsestiden og viser til attestplikten i arbeidsmiljøloven.

Personvernnemnda skal først bemerke at det følger av arbeidsmiljøloven § 15-15 at arbeidstaker har krav på attest:

§ 15-15. Attest

(1) Arbeidstaker som fratrer etter lovlig oppsigelse har krav på skriftlig attest av arbeidsgiver. Attesten skal inneholde opplysninger om arbeidstakers navn, fødselsdato, hva arbeidet har bestått i og om arbeidsforholdets varighet.

(2) Denne bestemmelse begrenser ikke arbeidstakers rett til å kreve en mer utførlig attest i arbeidsforhold hvor dette er sedvane og ikke annet er fastsatt i tariffavtale.

(3) Arbeidstaker som blir avskjediget har også krav på attest, men arbeidsgiver kan uten nærmere angivelse av grunnen opplyse i attesten at arbeidstakeren er avskjediget.

Det følger av personopplysningsloven § 28 at man ikke skal lagre personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen. Opplysningene skal slettes når formålet ikke lenger tilsier lagring, jf også lovens § 11 bokstavene d og e. I denne saken er formålet for lagringen av skjemaet å gi arbeidsgiver et grunnlag for å utarbeide en attest. Skjemaet gjelder klagers arbeid i perioden 1.4.2002 – 1.8.2003. Det fremkommer også av skjemaet at klager fratrådte stillingen 1.8.2003. Skjemaet skal ikke oppbevares lenger enn formålet for innsamlingen tilsier. Formålet er attestgrunnlag. Stillingen er fratrådt og klager har åpenbart en annen stilling i samme konsern. Personvernnemnda er av den oppfatning at åtte år gamle opplysninger fra en fratrådt stilling neppe er relevante opplysninger nå i relasjon til den påberopte attestplikten etter arbeidsmiljøloven § 15-15.

Nemnda er kommet til at dokumentet skal slettes.

8 Vedtak

Klagen tas ikke til følge.

 

 

Oslo, 7. september 2011

Olav Torvund
Vararepresentant for leder