Datatilsynets referanse: 08/01285-38/MAB

PVN-2010-03 Opplysninger i kommunalt register

Klage på Datatilsynets avvisningsvedtak vedrørende feilaktige opplysninger i kommunalt register

Personvernnemndas avgjørelse av 9. november 2010 (Eva I. E. Jarbekk, Arve Føyen, Tom Bolstad, Leikny Øgrim, Ann R Sætnan, Jostein Halgunset, Ørnulf Rasmussen)

1 Innledning

Personvernnemnda har ved oversendelse fra Datatilsynet mottatt klage på tilsynets avvisningsvedtak. Saken gjelder påstand om at det er registrert feilaktige opplysninger om klager i en kommunes registre, at klager ikke er gitt tilstrekkelig innsyn i dokumentene, at tilgangsstyringen til registeret ikke er tilstrekkelig og at kommunen ikke har beklaget forholdet på tilstrekkelig måte.

2 Saksgang

Datatilsynet mottok klage 5.8.2008. Henvendelsen gjaldt et ønske om bistand fra Datatilsynet vedrørende mangelfulle og feilaktige opplysninger registrert om vedkommende i kommunens registre, innsyn i registeret samt tilgangsstyring til dette registeret. Klageren opplyste i de første henvendelsene av 5. august og 12. august 2008 at saken tidligere hadde vært behandlet hos Sivilombudsmannen og ved Arbeidstilsynet. Sivilombudsmannen bekreftet overfor Datatilsynet, i brev av 15. august 2008, at saken var avsluttet fra Sivilombudsmannens side. Datatilsynet sendte 26. august 2008 en henvendelse til Arendal kommune med krav om redegjørelse for hvorvidt kommunen hadde registrert uriktige personopplysninger om klageren, samt tilgangen til opplysningene om klageren for kommunens ansatte. Kommunen besvarte Datatilsynets henvendelse i brev av 30. september 2008 med flere vedlegg. Kommunen redegjorde for at opplysningene klageren mente var ukorrekte og mangelfulle var en del av dokumenter utarbeidet i forbindelse med rettssak og tilsynssak fra Arbeidstilsynet. Kommunen opplyste at de selv står inne for uttalelsenes riktighet og at klagerens anførsler med uttalelser om opplysningenes riktighet er arkivert sammen med kommunens anførsler i saken, noen som gjør at saken blir fullstendig opplyst. Kommunen redegjorde også for tilgangsstyringen til dokumentene og viste til at denne var tilfredsstillende.

Klageren tok på nytt kontakt med Datatilsynet den 5. oktober 2008 med kommentarer til kommunens redegjørelse i saken. I henvendelsene viser klageren til at hun ikke har fått en ordentlig oversikt over det som var registrert om henne hos kommunen, samt at opplysningene registrert der ikke var korrekte.

I brev av 24. oktober 2008 henvendte Datatilsynet seg igjen til Arendal kommune med merknader til kommunens redegjørelse med hensyn til tilgangsstyring til kommunens registre samt forslag til hvordan opplysninger klageren mente var feilaktige kunne markeres og eventuelt rettes i henhold til personopplysningslovens § 27. Datatilsynet ba om at klageren skulle gis innsyn i samtlige dokumenter som omhandlet henne og at hun skulle gis anledning til å markere utsagn hun var uenig med. Kommunen kunne så vurdere retting.

Den 20. november 2008 tok klageren igjen kontakt med Datatilsynet vedrørende at hun ikke mente å ha fått innsyn i alle personopplysninger registrert om henne hos kommunen, da hun kun hadde fått innsyn i den fysiske personalmappen, ikke den elektroniske. Datatilsynet svarte klageren i brev av 26. november og veiledet om retten til innsyn etter personopplysningslovens § 18.

Datatilsynet mottok den 9. januar 2009 kopi av klagerens brev til kommunen hvor de ønskede endringene i opplysningene om henne i kommunens dokumenter fremgikk. Datatilsynet mottok også brev fra Arendal kommune av 19. februar 2009 med ønske om veiledning fra Datatilsynet med hensyn til hvordan kommunen rent praktisk skulle foreta eventuelle rettelser. Problemstillingene var forbundet med at rettelsene ville innebære endringer i dokumenter som var utarbeidet for, og var en del av, rettssaker og forvaltningssaker. Med hensyn til én uttalelse mener kommunen at det skal foretas en rettelse i form av en beklagelse til klager, som arkiveres sammen med de øvrige dokumentene.

Datatilsynet mottok 20. og 24. februar, 17. mars og 1. juni 2009 nye henvendelser fra klager med kommentarer til kommunens redegjørelse samt spørsmål om Datatilsynet kunne påvirke saksbehandlingstiden i kommunen med hensyn til eventuelle rettelser.

Den 17. juni 2009 rettet Datatilsynet nye henvendelser til Arendal kommune og klager i anledning saken. I brevet til kommunen veiledet Datatilsynet nærmere i måten rettelser kan foretas på i henhold til personopplysningslovens § 27, samt om tilgangsstyring. I brev til klager veiledet Datatilsynet om at det er forvaltningsloven som regulerer kommunens saksbehandlingstid og anledning til å prioritere saker. Datatilsynet opplyste også at tilsynet finner kommunens foreslåtte fremgangsmåte for retting av opplysninger om klager for tilfredsstillende.

Datatilsynet mottok som kopimottager mellom 26. august 2009 og 3. januar 2010 flere purringer fra klager vedrørende kommunens rettelser av opplysningene. 7. januar 2010 tok Datatilsynet på vegne av klager opp problemstillingen med Arendal kommune, og ba om at en bekreftelse på at retting og sletting av personopplysninger om klager var foretatt i tråd med det som tidligere var redegjort fra kommunens side. Datatilsynet ba om å være kopimottager for redegjørelsen til klager.

Kommunen svarte Datatilsynet i brev av 26. januar 2010. I denne redegjørelsen fremgår det at kommunen hadde tatt konkret standpunkt til kravet om at opplysninger klager mener et uriktige skal slettes/rettes. Kommunen viser til at dokumentene som bes rettet opp delvis er dokumenter i forvaltningssaker og delvis prosesskriv i forbindelse med rettssak. Disse kunne derfor ikke rettes på en slik måte at opplysninger tas ut eller sladdes/overskrives. Kommunen opplyser også å ikke kunne imøtekomme klagerens krav om at opplysninger avgitt av vitner i tidligere rettssak skulle rettes.

Datatilsynet valgte på bakgrunn av redegjørelsen å avslutte saken, da redegjørelsen fra kommunen ble funnet å være tilfredsstillende. Klageren tok på nytt kontakt med Datatilsynet i e-poster datert 7. 8. 16. 17. 24. og 25. februar samt 5. mars 2010 med hennes kommentarer vedrørende Datatilsynets avslutning av saken, samt kommentarer til redegjørelsen fra Arendal kommune. Arendal kommune sendte også bekreftelse til Datatilsynet om at saken var avsluttet fra deres side, samt kopi av beklagelsen til klager. Etter Datatilsynets vurdering fremkom det ingen nye opplysninger i denne korrespondansen som kunne føre til at saken ble gjenopptatt, og med henvisning til den tidligere saksgangen avsluttet Datatilsynet på nytt saken og veiledet om klageadgangen til Personvernnemnda i brev av 5. mars.

Klageren henvendte seg på nytt til Datatilsynet 21. mars og klaget på Datatilsynets avgjørelse om å avslutte saken. Datatilsynet tolket henvendelsen slik at dette var en klage på tilsynets saksbehandling i denne saken.

Saken ble oversendt Personvernnemnda 26.3.2010, som mottok saken 29.3.2010. Klager ble orientert om dette i brev fra nemnda datert 30.3.2010, med frist til uttalelse innen 19.4.2010. Brev fra klager kom inn 2.4.2010 og 7.4.2010 med vedlegg.

Personvernnemnda tilskrev Datatilsynet, med kopi til klager, 5.10.2010 og ba om ytterligere opplysninger. Klager tilskrev Datatilsynet 6.10.2010 og ba om å være kopimottaker på Datatilsynets svar. Datatilsynet besvarte brevet 8.10.2010.

3 Faktum

Saken dreier seg i hovedsak om en påstand om at det er registrert feilaktige opplysninger om klageren i Arendal kommunes registre, at klager ikke har fått tilstrekkelig innsyn i dokumentene, at tilgangsstyringen til registeret ikke er tilstrekkelig og at kommunen ikke har beklaget forholdet på tilstrekkelig måte.

4 Klagers anførsler

Klager anfører at Datatilsynet ikke gjennom sin behandling av saken har kunnet bistå med at alle uønskede opplysninger om klageren har blitt slettet fra kommunens registre, samt at Datatilsynet ikke har kunnet pålegge kommunen å beklage forholdet på tilfredsstillende vis.

5 Datatilsynets vurdering

Datatilsynet viser til at klager har fått innsyn i samtlige opplysninger om seg selv i kommunens registre. Klager hadde også fått uttalt seg om hvilke opplysninger hun mente var uriktige, og kommunen hadde korrigert og beklaget de opplysningene som kommunen var enig i var uriktige. Noen opplysninger kunne ikke rettes, men disse var partsutsagn i forvaltningssaker og rettssaker og var supplert av klagerens fremstilling av forholdet.

Etter forvaltningslovens § 11 har et forvaltningsorgan en alminnelig veiledningsplikt innenfor sitt saksområde. I medhold av forvaltningslovens § 17 skal et forvaltningsorgan påse at saken er ”så godt opplyst som mulig før vedtak treffes”. Avvisningsvedtak regnes som vedtak etter denne paragrafen. Hvor langt utredningsplikten etter forvaltningsloven går, må vurderes konkret i det enkelte tilfellet, det skal blant annet vurderes om ressursbruken står i forhold til sakens alvorlighetsgrad.

Klageren har bedt Datatilsynet om bistand med følgende:

  • Informasjon om, og eventuelt en endring i hvem som har tilgang til dokumenter om klageren ved Arendal kommune.
  • Bistand til innsyn i dokumenter om klageren, både fysisk og elektronisk, ved Arendal kommune.
  • Endring eller sletting av opplysninger i dokumenter hos Arendal kommune som klageren mener er ukorrekte og ufullstendige.
  • En beklagelse fra kommunen med hensyn til uriktige og ufullstendige opplysninger om klageren.

Datatilsynet har i denne anledning vært i kontakt med kommunen ved gjentatte anledninger og fått bekreftet at kommunen har vurdert egne rutiner for tilgangsstyring til dokumenter som tilfredsstillende, og at det derfor ikke stemmer at over 300 ansatte ved kommunen har tilgang til dokumenter som omhandler klageren. Datatilsynet kontaktet også kommunen med hensyn til klagerens ønske om innsyn i dokumenter om henne og fått bekreftelse på at slik innsyn er gitt.

Arendal kommune har også besvart Datatilsynets og klagerens henvendelser med hensyn til ønske om retting og sletting av dokumenter klageren mener inneholder uriktig informasjon. Kommunen foretatt en vurdering av hvilke opplysninger som kunne rettes, for eksempel ved at opplysningene ble markert og tilføyd korrigerende kommentarer. Som Datatilsynet skriver i brev av 17. juni 2009, ble denne fremgangsmåten fulgt av kommunen, ut fra det Datatilsynet kunne se. De opplysningene som kommunen vurderte å ikke kunne korrigere i henhold til denne fremgangsmåten, var dokumenter som inngikk i forvaltningssaker og rettssaker, hvor kontradiksjonsprinsippet skal sørge for at begge sider av saken kommer frem.

Datatilsynet kan ikke se at det foreligger grunnlag for en videre behandling av saken, da kommunen det klages på har tatt et konkret standpunkt til opplysningenes riktighet, og rettet mangelfulle opplysninger. Det er i denne saken svært vanskelig for Datatilsynet å vurdere opplysningenes korrekthet. Datatilsynet kan ikke se at tilsynet har anledning til å pålegge sletting av personopplysninger i dette tilfellet i tråd med klagerens ønsker, da opplysningene fremgår i dokumenter i forvaltningssaker og rettssaker som er underlagt kontradiksjonsprinsippet.

6 Personvernnemndas merknader

I denne saken skal Personvernnemnda vurdere hvorvidt saksbehandlingen hos Datatilsynet har vært i samsvar med reglene i forvaltningsloven. Nærmere bestemt skal Personvernnemnda ta stilling til hvorvidt Datatilsynets veiledningsplikt ble oppfylt, jf forvaltningsloven § 11, og om saken ble tilstrekkelig opplyst og Datatilsynet har oppfylt sin utredningsplikt etter forvaltningsloven § 17.

Datatilsynet har foretatt undersøkelser i form av omfattende korrespondanse med klager og kommunen. Datatilsynet fulgte også opp etter nye henvendelser fra klager med ytterligere veiledning om temaet, samt oppfølgning mot vedkommende kommune. Kommunen har svart at klager har fått innsyn og at feilaktige opplysninger er rettet. Kommunens besvarelser er ikke ytterligere dokumentert. Datatilsynet har ikke hatt tilsyn hos kommunen, men lagt kommunens svar til grunn og avsluttet saken. Klager har anført overfor Personvernnemnda at kommunen ikke har foretatt seg noe med sakens dokumenter og at det fortsatt ligger dokumenter i kommunens sakssystem hvor klager er betegnet som ”psykisk syk” og med ”unormale personlighetstrekk”.

Personvernnemnda har vurdert saken og er kommet til at Datatilsynets behandling av denne saken ikke har vært i samsvar med forvaltningsloven § 17. Dette gjelder en sak hvor kommunen er blitt dømt i Agder lagmannsrett til å betale klager nesten kr 500 000 i erstatning. Kommunen er dømt til å betale klagers sakskostnader for begge rettsinstanser. Lagmannsretten uttaler i dommen side 10: ”Samlet sett er den opptreden som er utvist overfor [klager] av så vidt graverende art og omfang at det tilsier et erstatningsansvar for kommunen” og videre på side 11: ”Lagmannsretten legger derfor til grunn at sykdommen og uføretrygdingen er et resultat av kommunens håndtering av denne saken. Det er også klart for lagmannsrettens flertall at et slik resultat kunne forventes. Det er alvorlig når en arbeidstaker fratas arbeidsoppgaver på en slik måte som har skjedd i denne saken. Mange ville reagert sterkt på dette og følt seg uthengt og krenket av arbeidsgiver. I tillegg fikk arbeidsgiver tidlig klare signaler fra [klager] og andre på hennes vegne om hvor alvorlig hun så på dette og hvor sterkt hun reagerte”. Kommunen anket lagmannsrettens dom til Høyesterett, men saken ble enstemmig nektet fremmet av Høyesteretts kjæremålsutvalg. Når det er blitt avsagt dom med et slikt innhold så bør Datatilsynet, for å sikre forsvarlig saksbehandling og resultat, undersøke hva som har skjedd og hva kommunen har gjort. Unnlatt tilsyn er således en saksbehandlingsfeil i denne saken.

Nemnda er på denne bakgrunn kommet til at saken ikke ble tilstrekkelig opplyst etter forvaltningsloven § 17. Saken sendes tilbake til Datatilsynet slik at det kan gjennomføres tilsyn hos kommunen. Ved et tilsyn kan Datatilsynet sjekke tilgangskontrollen, samt avdekke om det er registrert feilaktige opplysninger om eller ukorrekte karakteristikker av klageren i Arendal kommunes registre, og dersom opplysningene er ukorrekte, sørge for at disse rettes, suppleres på adekvat måte eller sladdes. Datatilsynets avvisningsvedtak oppheves. Saken sendes tilbake til Datatilsynet.

7 Vedtak

Klagen tas til følge.

 

 

Oslo, 9. november 2010

Eva I. E. Jarbekk
Leder