Datatilsynets referanse: 09/00027-17/MHN

PVN-2009-25 Personopplysninger om arbeidstaker

Klage på Datatilsynets vedtak om utlevering av personopplysninger

Personvernnemndas avgjørelse av 23. juni 2010 (Eva I. E. Jarbekk, Arve Føyen, Tom Bolstad, Leikny Øgrim, Ann R Sætnan, Jostein Halgunset, Michal Wiik Johansen)

1 Innledning

Personvernnemnda har ved oversendelse fra Datatilsynet mottatt klage på tilsynets vedtak om utlevering av personopplysninger.

2 Saksgang

Datatilsynet mottok en klage 19.8.2009 fra advokatfirmaet Glosimot & Co på vegne av Conecto AS. Klagen gjaldt tilsynets vedtak om at dokumenter som inneholder personopplysninger om arbeidstaker, skal utleveres til Datatilsynet for gjennomsyn. Vedtaket ble fattet 28.7.2009 med hjemmel i personopplysningsloven § 44. Vedtaket anses prosessledende, idet Datatilsynet anså det nødvendig å få tilgang til opplysningene for å kunne ta konkret stilling til det materielle innholdet i saken. Klagen dreier seg således om tilgang til opplysninger etter personopplysningsloven § 44.

Bakgrunnen for saken er en klage 7.1.2009 vedrørende manglende innsyn i personalmappe i forbindelse med en arbeidskonflikt. Tilsynet ba i brev av 24.2.2009 om en redegjørelse fra arbeidsgiver. Brevet ble besvart av Glosimot & Co Advokatfirma 16.3.2009. I brevet oppgis det at arbeidstaker er gitt fullt innsyn i personalmappen, jf brev til arbeidstaker 26.1.2009. I brevet av 26.1.2009 fremgår det at det finnes annen informasjon om arbeidstaker som arbeidstaker ikke får innsyn i, av hensyn til de øvrige ansatte ved kontoret.

Datatilsynet besluttet 25.3.2009 å varsle vedtak med følgende pålegg:

Klager, [navn], skal gis innsyn i alle personopplysninger registrert om [vedkommende], i den utstrekning disse behandles helt eller delvis med elektroniske hjelpemidler, eller når disse inngår eller skal inngå i et personregister, jf personopplysningsloven § 3, jf § 8.

I brev av 23.4.2009 ga Glosimot & Co Advokatfirma merknader til varsel om vedtak. Det ble opplyst om at arbeidstaker hadde varslet rettssak og at opplysningene ikke kunne utleveres, under henvisning til personopplysningsloven § 23 f.

I brev av 6.5.2009 svarte Datatilsynet at dersom det finnes dokumenter som inneholder opplysninger om klager som Conecto AS ikke finner å kunne utlevere av hensyn til øvrige ansatte eller med henvisning til andre grunnlag i personopplysningsloven § 23, ber Datatilsynet om å få tilsendt aktuell dokumentasjon for gjennomsyn, slik at det kan vurderes hvilke opplysninger som eventuelt kan leveres ut i anonymisert form, slik at innsyn kan gjøres uten å komme i konflikt med andre medarbeideres krav på personvern.

Anmodningen ble avvist i brev av 15.6.2009. Endelig vedtak om utlevering av opplysninger om arbeidstaker til Datatilsynet ble fattet i brev av 28.7.2009. Vedtaket ble påklaget 19.8.2009.

Saken ble oversendt fra Datatilsynet 9.12.2009 og Personvernnemnda mottok saken 14.12.2009. Klager ble orientert om dette i brev fra nemnda datert 16.12.2009, med frist til uttalelse innen 8.1.2010. Det er ikke kommet kommentarer fra klager.

3 Faktum

Saken dreier seg om en arbeidskonflikt hvor arbeidstaker har bedt om innsyn i personopplysninger om seg selv som er registrert hos arbeidsgiver, herunder personalmappen. Arbeidsgiver har gitt innsyn i personalmappen, men ikke øvrig materiale der arbeidstaker er omtalt. Det er få ansatte ved kontoret og arbeidsgiver nekter innsyn i det øvrige materialet av hensyn til de andre ansatte. Datatilsynet har bedt om å få dette materialet utlevert slik at Datatilsynet kan gjennomgå det og vurdere hvorvidt det eventuelt er aktuelt å gjennomføre innsyn i anonymisert form.

4 Klagers anførsler

Arbeidsgiver anfører at arbeidstaker har fått innsyn i sin personalmappe. Øvrig materiale gis det ikke innsyn i av hensyn til de ansatte. Med så få mennesker ansatte ved kontoret, kan det ikke gis innsyn i materiale i en slik form at arbeidstaker ikke vil forstå hvem som har kommet med dem.

Klager anfører personopplysningsloven § 23 f som grunnlag for å frita klager fra å utlevere dokumenter i saken til andre enn de en ser seg tjent med. Materialet gjelder særlig medarbeidersamtaler med øvrige ansatte der disse ansatte ble lovet taushetsplikt. Disse opplysninger har ikke arbeidstaker krav på å få innsyn i. Dette er ikke personopplysninger om henne. Arbeidstaker er omtalt i andre medarbeidersamtaler på grunn av samarbeidsproblemer. Når arbeidstaker har varslet rettssak, må arbeidsgiver kunne ivareta sine interesser ved å samle slik informasjon for å forberede sitt forsvar i den rettssak som er varslet, uten at arbeidstaker får tilgang til denne informasjon. Det vises til Ot prp nr 92 (1998-99) s 122.

Klager anfører at slike dokumenter ikke omfattes av personopplysningsloven § 44. Dette er ikke dokumenter som Datatilsynet trenger for å gjennomføre sine oppgaver. I denne saken har de øvrige ansatte krav på beskyttelse.

5 Datatilsynets vurdering

Datatilsynet anfører at tilsynet må ha tilgang til opplysningene for å kunne foreta en konkret vurdering av det materielle innholdet i saken. Datatilsynet anfører at man har hjemmel til dette i personopplysningsloven § 44.

Datatilsynet er ikke enig med klager i at dette ikke er personopplysninger om vedkommende arbeidstaker.

6 Personvernnemndas merknader

Vedtaket som er påklaget er et pålegg om utlevering av materiell hos arbeidsgiver til gjennomsyn hos Datatilsynet, slik at Datatilsynet kan vurdere hvorvidt det er mulig å gi en arbeidstaker innsyn i materiellet i anonymisert form.

Klager påberoper seg personopplysningsloven § 23 bokstav f som hjemler unntak fra retten til informasjon til klager som det vil være i strid med åpenbare og grunnleggende private eller offentlige interesser å informere om, herunder hensynet til den registrerte selv. Det fremgår av Ot prp nr 92 (1998-99) s 122 at Vilkårene for å gjøre unntak i medhold av denne bestemmelsen er strenge, jf de kvalifiserte kravene som kom kommer til uttrykk i ”åpenbare” og ”grunnleggende”. Personopplysningsloven § 23 henviser til §§ 19, 20 og 21. Bestemmelsen i § 23 bokstav f er således ikke et unntak fra § 44.

Når det gjelder Datatilsynets rett, reguleres denne av personopplysningsloven § 44. Etter Personvernnemndas syn er det personopplysningsloven § 44 som kommer til anvendelse i denne saken. Denne bestemmelsen slår fast at Datatilsynet kan kreve de opplysninger som trengs for at tilsynet kan gjennomføre sine oppgaver. Retten til å kreve opplysninger er uten unntak og gjelder uten hinder av taushetsplikt. Dette betyr at Datatilsynet kan få innsyn i alle personopplysninger og det er et ubetinget krav om å få det utlevert. Datatilsynet kan deretter, etter å ha vurdert opplysningene, eventuelt fatte et vedtak hvor klager blir pålagt å utlevere disse opplysningene til arbeidstaker i anonymisert form. Et slikt vedtak kan eventuelt påklages.

Datatilsynets vedtak stadfestes.

7 Vedtak

Klagen tas ikke til følge.

 

 

Oslo, 23. juni 2010

Eva I. E. Jarbekk
Leder