KLAGESAK 2002/04:
Klage på vedtak om ikke å rette eller slette opplysninger i styreprotokoll.

Innledning.

Personvernnemnda har ved oversendelse 18.6.02 fra Datatilsynet mottatt klage fra advokat Odd A. Drevland. Etter noe avklaring har Datatilsynet kommet til at Personvernnemnda og ikke Justisdepartementet er rette klageinstans og at personregisterloven og ikke personopplysningsloven får anvendelse. Saken gjelder krav om retting, sletting eller supplering av opplysninger i styreprotokoll ved Senter mot etnisk diskriminering (SMED). Datatilsynet har ved vedtak av 27.7.01 avslått anmodning om å pålegge retting, sletting eller supplering, jf pregl § 8, og dette vedtak er påklaget.


Saksgang.

Klager henvendte seg til Styret i SMED 9.8.2000 i tilknytning til en konkret sak med anmodning "om en avklaring av hvilken betydning de mandatbestemte rammer for Senterets virksomhet i den aktuelle sak ville ha ved en henvendelse til Sivilombudsmannen". I styreprotokollen fra møte 24.8.01 ble dette benevnt "klage". Klager fremholdt at det ikke er noen saklig grunn til at protokollatet skal inneholde opplysning om avvist klage. Dette er potensielt skadelig for klientens sak. Klager fremholdt at det ikke forelå noen klage, men et ønske om kompetanseavklaring mellom SMED og Sivilombudsmannen.
SMED avslo å endre eller innta suppleringer til protokollatet.
Klager henvendte seg deretter til Datatilsynet ved brev av 15.2.01 med anmodning om at Datatilsynet skulle pålegge SMED å rette protokollen. Datatilsynet innhentet nærmere opplysninger fra SMED, se SMEDs brev av 27.7.01 til tilsynet. SMED refererer her protokollatet og kommenterer klagers anførsler. SMED viser til at advokatens navn er nevnt, men ikke klientens. Det er klienten som har krav på beskyttelse av sitt navn. SMED anfører at begrepet "klage" ikke er brukt i forvaltningsmessig forstand. Styret oppfattet en henvendelsen som en protest relatert til SMEDs synspunkter.
Datatilsynet har i sitt vedtak av 27.7.01 vist til at pregl § 8 får anvendelse dersom det foreligger et personregister, jfr pregl § 1. Tilsynet viser til at det gjennom praksis "har lagt til grunn at styreprotokoller kan være personregistre selv om de ikke er systematisert etter de 2 registrertes navn. Siden tilsynet ikke vil pålegge retting, sletting eller supplering, går vi ikke nærmere inn på dette her." Datatilsynet kom til at det ikke ville være uriktig å benevne henvendelsen til SMED som en klage. Videre kom tilsynet til at det ikke forelå ufullstendige opplysninger. Hvorvidt de registerte opplysninger er ufullstendige må ses i sammenheng med registreringen og formålet med denne. Tilsynet mente den aktuelle registrering i styreprotokollen er tilstrekkelig til formålet.
Datatilsynet vurderte videre om registreringen kunne være til unødig ulempe for den registrerte, og konkluderte med at det i forhold til klientens sak ville være av liten betydning om den aktuelle formulering i styreprotokollen ble stående. Ved videre saksbehandling hos Sivilombudsmannen eller domstolene vil styreprotokollen uansett måtte ses i sammenheng med øvrige sakspapirer.
Datatilsynet anså at det ikke ville være unaturlig å betegne henvendelsen til SMED, om at SMED skulle gå fram på en annen måte, som klage i alminnelig språkbruk.
Datatilsynet avslo etter dette å gi pålegg til SMED.


Klagers anførsler.

Klager sendte sin klage til Justisdepartementet 15.8.01. Supplerende merknader er gitt i brev av 27.6.02.
Klager anfører at Datatilsynet skulle ha tatt stilling til om styreprotokollen er å anse som et personregister og ikke latt være å gjøre dette under henvisning til at konklusjonen likevel ble at pålegg ikke ville bli gitt. Videre presiseres det at det ikke foreligger noen klage til SMED. Klager refererer konklusjonen i sitt brev til SMEDs styre, se brev av 27.6.02, klagen side 2, der det videre redegjøres i detalj for hva saken gjelder.
Klager oppfatter ikke ordet "klage" som SMED og fremholder at det er forskjell på uenighet om en fremgangsmåte og en klage. Ordet "klage" i den aktuelle sammenheng må oppfattes som klage i forvaltningslovens forstand.


Personvernnemndas vurdering.

Klagesaken gjelder forhold som reguleres av den tidligere personregisterloven og ikke den någjeldende personopplysningsloven, som trådte i kraft 1.1.01. Så lenge kravet om endring av de registrerte opplysninger ble fremsatt før 1.1.01, gjelder personregisterloven.
Hjemmelen til å pålegge retting, sletting og supplering, jf pregl § 8, får kun anvendelse dersom de opplysninger det gjelder finnes i et personregister, jf pregl § 1. Datatilsynet har vist til at styreprotokoller kan være personregistre selv om de ikke er syetematisert etter de registertes navn.
3 Klager anfører at det er en saksbehandlingsfeil av Datatilsynet å ikke klart ta stilling til spørsmålet om det foreligger et personregister eller ikke.
Nemnda kan ikke se at det er nødvendig å ta stilling til dette spørsmål så lenge Datatilsynet har valgt å ikke bruke sin kompetanse. Dersom Datatilsynet hadde valgt å gi pålegg, måtte spørsmålet om loven fikk anvendelse selvsagt ha vært vurdert nærmere. Klager har anført at gjenfinning av hans navn knyttet opp mot bruken av begrepet "klage" er et grunnlag for kravet om endring. Nemnda har notert at så vel SMED som Datatilsynet gir uttrykk for at bruken av ordet "klage" ikke er i forvaltningsmessig forstand. Dersom det skulle vise seg at noen uriktig legger til grunn at det er fremmet en klage på enkeltvedtak ved klagers henvendelse til SMEDs styre, foreligger det skriftlig dokumentasjon om at så ikke er tilfelle. Ved eventuell senere forfølgning kan det vises til dette. I og med at klagers henvendelse til SMED om den påståtte feil også er behandlet vil dette ventelig også fremgå av styreprotokoll fra senere møte. Nemnda slutter seg til Datatilsynets vurdering.

Nemnda fattet etter dette slikt vedtak:

"Klagen tas ikke tilfølge".


For Personvernnemnda

Jon Bing
Leder