Personvernnemndas vedtak 16. april 2024 (Mari Bø Haugstad, Bjørnar Borvik, Hans Marius Graasvold, Ellen Økland Blinkenberg, Hans Marius Tessem, Morten Goodwin, Malin Tønseth)

PVN-2023-27 Klage over Datatilsynets avgjørelse om å avslutte sak om retting og sletting av personopplysninger i kommunen uten å gi pålegg

Saken gjelder klage fra A og B på Datatilsynets vedtak 1. mars 2023 om å avslutte sak om retting og sletting av personopplysninger uten å gi pålegg.

Sakens bakgrunn

A og B kontaktet Datatilsynet 7. og 8. september 2021 og klaget over brudd på personopplysningssikkerheten ved to barnehager og en barneskole i kommunen. Klagen gjaldt barnehagene og skolens behandling av personopplysninger om deres sønn, i de periodene sønnen gikk i de ulike barnehagene og på skolen.

A og B ønsket flere dokumenter rettet/slettet, herunder observasjons- og loggnotater utarbeidet av personalet i barnehagene, samt oppsummeringsnotater etter overføringsmøte mellom barnehage og skole. A og B krevde også retting av bekymringsmeldingen fra rektor ved barneskolen til barne- og familietjenesten og barne- og familietjenestens vedtak.

I brev 27. september 2021 ba Datatilsynet kommunen redegjøre for saken. Etter at Datatilsynet purret på svar 10. februar 2022, og varslet om pålegg 5. mai 2022, redegjorde kommunen for saken i brev 9. juni 2022. Datatilsynet ba 17. august 2022 kommunen redegjøre for hvilke av de aktuelle dokumentene som er omfattet av arkivplikten etter arkivloven. Kommunen redegjorde for sitt syn på oppbevaringsplikten i brev 12. januar 2023.

I brev til A og B 1. mars 2023 avsluttet Datatilsynet saken uten å gi kommunen pålegg om retting eller sletting. Datatilsynet besluttet, under henvisning til reglene om arkivplikt i arkivlova, ikke å gå videre med saken.

A og B klaget rettidig på Datatilsynets avgjørelse 20. mars 2023. Datatilsynet vurderte klagen, men fant ikke grunnlag for å endre sin avgjørelse og oversendte saken til Personvernnemnda 19. oktober 2023. Partene ble orientert om saken i brev fra nemnda, og fikk anledning til å komme med kommentarer. A og B har inngitt sine merknader i e-post 15. november 2023. I brev fra nemnda 7. mars 2024 ble kommunen bedt om å redegjøre nærmere for arkiveringsbehovet i barnehagene. Kommunen ga slik redegjørelse 21. mars 2024.

Saken ble behandlet i nemndas møte 5. mars og 16. april 2024. Personvernnemnda hadde følgende sammensetning: Mari Bø Haugstad (leder), Bjørnar Borvik, Hans Marius Graasvold, Ellen Økland Blinkenberg, Morten Goodwin, Hans Marius Tessem og Malin Tønseth. Utredningsleder Anette Klem Funderud og førstekonsulent Emilie Winther Løvli var også til stede.

Datatilsynets vurdering i korte trekk

Tilsynets oppgave er å håndheve etterlevelse av personvernregelverket. Personvernregelverket krever supplerende rettsgrunnlag (hjemmel i norsk lov) for behandling av personopplysninger som er nødvendige for å utøve offentlig myndighet. Det er et omfattende regelverk (forvaltningsloven og særlover for skole, helse og barnevernssektor) som er ment å gi forvaltningen rettslige rammer for den virksomheten de utøver. Datatilsynet har ikke kompetanse til å overprøve om, hvordan, og i hvilken grad de ulike forvaltningsorganene løser sine oppgaver på en faglig forsvarlig måte i samsvar med gjeldende særlovgivning. Tilsynet kan heller ikke overprøve forvaltningens vurdering av hvilke dokumenter som er omfattet av arkivplikten.

Datatilsynet har ingen selvstendig oppfatning av riktigheten av de observasjonene som framgår av notatene, men viser til at A og B har en selvstendig rett til å få hva de mener er ufullstendige opplysninger om far supplert med sitt syn, jf. personvernforordningen artikkel 16.

Når det gjelder kommunens oppbevaringsplikt etter arkivlova, viser Datatilsynet til redegjørelsen fra kommunen og er enig i denne. På dette grunnlaget avslutter Datatilsynet saken, jf. forordningen artikkel 57 nr.1 bokstav f.

I oversendelsesbrevet til nemnda 19. oktober 2023 utdyper tilsynet reglene om retting og sletting, jf. personvernforordningen artikkel 16 og 17, og viser til at nemnda i en rekke saker, herunder PVN-2022-10 og PVN-2020-18 har avklart at Datatilsynet ikke har kompetanse til å pålegge sletting av arkivpliktig informasjon og at retting kan ivaretas ved tilføyelser og kommentarer fra den registrerte. Datatilsynet fant det ikke sannsynliggjort at det forelå lovbrudd og avsluttet saken.

A og Bs syn på saken i korte trekk

Datatilsynets vedtak om å avslutte saken har mangelfull begrunnelse og mangelfull beskrivelse av faktum. Tilsynets rettslige begrunnelse er uriktig, og skjønnsutøvelsen er fraværende. Tilsynet har også brukt uforholdsmessig lang tid (1 ½ år) på å avslutte saken. A og B krever å få slettet dokumenter med personopplysninger fra de to barnehagene og barneskolen, jf. personvernforordningen artikkel 17 første ledd bokstav a (personopplysningene er ikke lenger nødvendige for formålet som de ble samlet inn eller behandlet for) og bokstav d (personopplysningene er blitt behandlet ulovlig). Behandlingen er i strid med prinsipper for behandling av personopplysninger om formålsbegrensning, dataminimering, relevansprinsippet, lagring og arkivering.

For barnehage X omfatter slettekravet tre dokumenter med observasjoner av A og Bs sønn, og et dokument med observasjon av far med barnet i garderoben.

For barnehage Y omfatter slettekravet to logger med observasjoner av samspillet mellom far og barnet, og et notat med ærekrenkende opplysninger om far. Dokumentet er også lagret i strid med prinsippet om åpenhet og rettferdighet. Foreldrene fikk aldri vite om at dokumentet eksisterte og mistet derfor sin rett til å protestere. Opplysningene ble i muntlig form delt med barneskolen uten foreldrenes samtykke.

For barneskolen omfatter slettekravet ulovlig innsamlede håndskrevne notater fra overføringsmøte med barnehagen med opplysninger om far (de fikk ikke anledning til å protestere), og forfalsket møtereferat etter møte.

For barneskolen krever de også at møtereferat som inneholder faktafeil rettes. Deres anmodning om rettelse av dokumentet ble avslått. Behandlingen er ulovlig. De krever også at bekymringsmelding med krenkende påstander må rettes og at nemnda vurderer påbud om pseudonymisering av dokumentet for å redusere risikoene for de berørte registrerte med tanke på videre lagring.

I tillegg krever de at alle faktafeil i vedtaket fra barneverntjenesten rettes da det inneholder samme faktafeil som møtereferatet fra barneskolen og de samme krenkende påstander som i bekymringsmeldingen.

Det er i denne saken foretatt inngrep i deres privatliv på bakgrunn av falske/ulovlig behandlede opplysninger med hjemmel opplæringsloven § 15-3 og barnevernloven § 6-4. De opplever å bli fratatt sine rettigheter til privatliv, selvbestemmelse og selvutfoldelse. Deres personlige identitet er krenket av ansatte i kommunen.

Kommunens syn på saken

Generelt om oppbevaringsplikten innenfor oppvekstområdet

Barnehagen og skolen har etter barnehageloven og opplæringslova plikt til å dokumentere tjenestene de utfører. Dokumentasjonen er viktig for å synliggjøre grunnlaget for beslutninger som barnehagen og skolen tar, og for å dokumentere den individuelle oppfølgingen som det enkelte barnet er gitt. Kommunen mener at dokumenter i barnehagemapper og elevmapper som er en del av saksbehandlingen og som har verdi som dokumentasjon omfattes av arkivplikten som følger av § 6 i arkivlova.

Når et barn senere i livet søker innsyn i hva barnehagen og skolen har foretatt seg i vedkommendes sak, skal denne dokumentasjonen kunne fremvises. Dette er viktig rettighetsdokumentasjon for barnet, for å kunne etterprøve om de fikk den oppfølging de hadde krav på i henhold til barnehageloven og opplæringslova. Dokumentasjonen er også viktig for å kunne etterprøve om barnehage og skole har ivaretatt meldeplikt til andre hjelpeinstanser.

Observasjonsnotater utarbeidet av pedagogisk personale i barnehagene i etterkant av konkrete observasjoner eller oppsummering av barns utvikling over tid

Formålet med denne type notater er å dokumentere observasjoner gjort av barnet for å kunne avdekke om barn har behov for spesialpedagogisk hjelp eller annen form for individuell tilpasning og oppfølging. Dette er en lovpålagt rett som alle barn er gitt i barnehageloven §§ 31 og 37 og opplæringslova kapittel 5. Det er vesentlig at observasjoner og oppfølging gjort av ansatte i barnehagen og skole blir dokumentert fortløpende, for å sikre at barnet får riktig oppfølging og eventuell tilpasning. Dokumentasjonen er også viktig for å kunne dokumentere tilfeller der kommunen ikke har gjort nok for å følge opp barnet. Det skal i samtid og ettertid være mulig å etterprøve den oppfølgingen barnehage og skole har gitt et barn. Denne type dokumentasjon er en del av saksbehandlingen og har verdi som dokumentasjon, og er dermed arkivpliktig i henhold til arkivlova § 6.

Loggnotater utarbeidet av personalet i barnehagene i etterkant av det de oppfatter som negative hendelser i forbindelse med levering og henting av barnet

Loggnotater føres av ansatte når det oppstår situasjoner som vurderes å kunne være viktig for den videre oppfølgingen av et barn. I gitte tilfeller er det også nødvendig å dokumentere hendelser der foresatte er involvert. Først og fremst nedfelles denne dokumentasjonen for å gi et barn den riktige oppfølgingen i barnehage- og skoleløpet. I enkelte tilfeller er dokumentene viktige for å ivareta lovpålagt meldeplikt, og for å sikre at hjelpeinstanser blir kontaktet når det anses å være til barnets beste. Dokumentasjonen er viktig også for å vise at barnehagen og skolen har ivaretatt meldeplikten etter barnehageloven § 46, opplæringslova § 15-3, jf. barnevernloven § 6-4. Dokumentasjonen er en del av saksbehandlingen og er arkivpliktig i henhold til arkivlova § 6.

Oppsummeringsnotat etter overføringsmøte mellom barnehage og skole

Formålet med samarbeid mellom barnehage og skole er at barna får en trygg og god overgang til skolen. Samarbeidet er pliktig i henhold til barnehageloven § 2a og opplæringslova §13-5. Dokumentasjonen er viktig både for å sikre riktig oppfølging i skoleløpet, men også for i ettertid å kunne etterprøve at skolen har fulgt opp eleven blant annet ut fra de opplysningene som er gitt i disse møtene. Dokumentasjonen er en del av saksbehandlingen og er arkivpliktig i henhold til arkivlova § 6.

Retting av vedtak fra barneverntjenesten

Barneverntjenesten har i brev til A og B avslått retting av dokumentet. Dokumentet er lukket og arkivert. A og Bs merknader til hva de mener bør rettes opp er skrevet ut og arkivert i mappen.

Personvernnemndas vurdering

Nærmere om forståelsen av Datatilsynets vedtak

Ut fra ordlyden i Datatilsynets vedtak alene kan det være noe uklart om Datatilsynet har tatt stilling til om personopplysningsloven er brutt eller ikke, eller om tilsynet avsluttet saken uten å konkludere. Tilsynet skriver i sitt vedtak:

«Når det gjelder forholdet til arkivplikten er Datatilsynet enig i kommunens synspunkter. Vi har forståelse for at slike dokumenter vil virke belastende på dere, men finner hendelsen ikke så alvorlig at vi finner det hensiktsmessig å gå videre med klagen. Saken avsluttes derfor fra vår side, jf. forordningen artikkel 57 nr.1 bokstav f.»

Når Datatilsynets formulering i oversendelsesbrevet ses i sammenheng med de undersøkelser Datatilsynet har gjort overfor kommunen, samt utdypning gjort i oversendelsesbrevet til Personvernnemnda, mener nemnda det må legges til grunn at Datatilsynet har konkludert med at det ikke er sannsynliggjort at kommunen har brutt personopplysningsloven og at A og B ikke har krav på ytterligere retting eller sletting av opplysninger i kommunens arkiver. Nemnda legger for sin behandling av klagen til grunn at Datatilsynet har oppfylt sin plikt etter artikkel 77 til å ta stilling til om personopplysningsloven er brutt.

Oppsummering av hvilke dokumenter som kreves slettet eller rettet

For barnehage X, omfatter slettekravet tre dokumenter med observasjoner av barnet, samt et dokument med nedtegnet observasjon av far med barnet i garderoben.

For barnehage Y, omfatter slettekravet to logger med observasjoner av samspillet mellom far og barnet, samt et notat med beskrivelser av far som A og B opplever ærekrenkende. I notatet framgår det at to av barnehagens ansatte mente at far luktet alkohol da han hentet sønnen i barnehagen.

For barneskolen, omfatter slettekravet håndskrevne notater fra overføringsmøte med barnehagen med opplysninger om far, og referat etter møte. Foreldrene krever videre rettelse av faktafeil i møtereferat, samt rettelser av det foreldrene mener er uriktig faktaopplysninger i en bekymringsmelding som skolen sendte til barneverntjenesten.

Foreldrene krever også retting av det de opplever er uriktig faktumbeskrivelse i barneverntjenestens vedtak, hvor undersøkelsessaken ble henlagt uten tiltak.

Kommunen har opplyst at dokumentene fra barnehagene er arkivert i to ulike fysiske barnehagemapper, som er avlevert og oppbevares ved byarkivet. Dokumentene fra skolen er arkivert elektronisk i arkivdelens elevmappe i kommunens arkivsystem.

Rettslig utgangspunkt

Nemnda legger til grunn at kommunen hadde behandlingsgrunnlag i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c (oppfylle en rettslig forpliktelse), jf. nr. 3, med supplerende rettsgrunnlag i barnehageloven og opplæringslova til å behandle de ulike opplysningene da barnet saken gjelder gikk i barnehagene og på skolen. Etter at barnet har sluttet i barnehagene og på skolen er formålet med fortsatt oppbevaring av opplysningene begrunnet i arkivformål i tråd med bestemmelsene i arkivlova. Det følger av forordningen artikkel 5 nr. 1 bokstav b at en viderebehandling av opplysninger for arkivformål i allmennhetens interesse ikke anses uforenlig med det opprinnelige formålet.

Personvernforordningen artikkel 17 nr. 1 gir den registrerte rett til å få opplysninger om seg slettet på visse vilkår. Artikkel 17 nr. 3 bokstav b og d gjør unntak fra retten til sletting dersom behandlingen av personopplysninger er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse (bokstav b) eller for arkivformål i allmennhetens interesse (bokstav d).

Om unntakene i artikkel 17 nr. 3 bokstav b og d sier departementet i Prop. 56 LS (2017-2018) side 81:

«Artikkel 17 nr. 3 bokstav d gjør på samme vilkår som i artikkel 14 nr. 5 bokstav b unntak fra retten til sletting. Den registrerte har altså ikke krav på sletting dersom dette vil umuliggjøre eller i alvorlig grad hindre oppfyllelsen av formålene med behandling for arkiv, forskning og statistikk i samsvar med artikkel 89 nr. 1. Det kan videre nevnes at den registrerte heller ikke har rett til sletting dersom behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse etter unionsretten eller nasjonal rett eller for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse, jf. artikkel 17 nr. 3 bokstav b. Dette innebærer at arkivlovas regler om kassasjon og innskrenket råderett på samme måte som i dag vil gå foran retten til sletting, jf. § 28 første ledd i dagens lov. I motsetning til gjeldende personopplysningslov gir forordningen ingen kompetanse for Datatilsynet til å fatte vedtak om sletting som går foran arkivlovgivningen, sml. gjeldende personopplysningslov § 27 tredje ledd og § 28 fjerde ledd.»

Dette innebærer at A og B ikke kan kreve opplysningene om sønnen sin slettet fra kommunens arkiv dersom kommunen er pålagt arkivplikt for disse opplysningene i arkivlova.

Arkivlova med forskrifter har regler om arkivering og bevaring av dokumenter. Formålet med loven er ifølge § 1:

«å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskningsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida».

Av Riksarkivarens forskrift 19. desember 2017 nr. 2286 § 7-1 bokstav c følger det at formålet blant annet er å:

«sikre at arkiv ikke blir kassert før rettslige og forvaltningsmessig dokumentasjonsbehov er bortfalt.»

Det rettslige utgangspunktet er et kassasjonsforbud, jf. arkivlova § 9 bokstav c, og innebærer at offentlig arkiv ikke kan kasseres med mindre dette følger av arkivlova, forskrifter gitt med hjemmel i arkivlova, eller etter særskilt kassasjonstillatelse fra Riksarkivaren. Av forskriften § 7-23 følger det at forskriften angir et minimumskrav. Det heter videre i bestemmelsen:

«Det er opp til den enkelte kommune og fylkeskommune å avgjøre om den ønsker å bevare mer dokumentasjon, fra en eller flere sakstyper, enn det denne forskriften pålegger.»

Etter nemndas vurdering kan ikke denne bestemmelsen tolkes slik at den enkelte kommune eller fylkeskommune står helt fritt til å avgjøre hvilke dokumenter som skal arkiveres og hvilke som skal/kan kasseres. Dersom det ikke dreier seg om opplysninger som i henhold til forskriften skal langtidsbevares, må et fremsatt krav om sletting vurderes etter personvernforordningen artikkel 21 nr. 1. Det betyr at det må foretas en avveining av om det foreligger tvingende berettigede grunner for behandlingen som går foran den registrertes interesser, rettigheter og friheter. Nemnda er ikke enig med Datatilsynet i at tilsynet ikke har kompetanse til å foreta denne vurderingen. Det er Datatilsynet som er tilsynsmyndighet når det gjelder krav om sletting etter artikkel 17. Det innebærer at Datatilsynet blant annet skal ta stilling til rekkevidden av unntakene som følger av artikkel 17 nr. 3. Dette gjelder også krav om sletting av arkiverte dokumenter hos offentlige myndigheter. At den offentlige myndighetens egen vurdering av om opplysningene er nødvendig for arkivformål i mange tilfeller vil tillegges stor vekt, endrer ikke på at Datatilsynet er rette myndighet for å ta imot og behandle slettekrav etter artikkel 17.

I forskriftens kapittel 7 del III er det fastsatt hvilke sakstyper som ikke kan slettes. Hvilke opplysninger som er undergitt arkivplikt (skal langtidsbevares) er ulikt for barnehager, skoler og barnevern. I og med at A og Bs slettekrav omfatter alle disse tre instansene, behandles disse hver for seg i det følgende.

Sletting av opplysninger fra de to barnehagene

Forskriften § 7-28 inneholder generelle bevarings- og kassasjonsbestemmelser for området «opplæring og oppvekst» i kommunen. Andre ledd gjelder barnehager og lister opp hvilke opplysninger som er arkivpliktige. Bestemmelsen lyder slik:

«(2) Barnehage

a. Planer for etablering, drift og tilsyn av barnehager.

b. Retningslinjer for godkjenning og etablering, retningslinjer for tildeling av tilskudd, retningslinjer for inntak og opphold i barnehage.

c. Saker om godkjenning av barnehager, oppfølging av avvik med betydning for barnehagens godkjenning, dispensasjoner fra krav.

d. Årsplaner og årsmeldinger, avviksrapportering og kriseberedskap.

e. Om enkeltindivider bevares følgende dokumentasjon:

- Register over barnehagebarn.

- Skademelding»

Det følger av bestemmelsen at det er svært få opplysninger om enkeltindivider fra barnehagen som kommunen er pålagt arkivplikt for, jf. bokstav e. De interne notatene med beskrivelser av observasjoner av barnet, og barnet sammen med far, omfattes ikke av den forskriftsbestemte arkivplikten.

For opplysninger som i henhold til arkivlova og arkivforskriften skal langtidsbevares, er behandlingsgrunnlaget for arkivering artikkel 6 nr. 1 bokstav c (rettslig forpliktelse). For opplysninger som ikke er omfattet av ovennevnte minimumsbestemmelse i arkivforskriften, er behandlingsgrunnlaget for arkivering artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. personopplysningsloven § 8 (arkivformål i allmennhetens interesse). Et krav om sletting må da vurderes etter forordningen artikkel 21 nr. 1.

Kommunen har i sin opprinnelige redegjørelse til Datatilsynet gitt uttrykk for at opplysningene er arkivpliktige og har vist til opplæringslova og barnehageloven, uten at det er skilt mellom disse. Foreldrene opplever det belastende at de nedtegnede observasjonene av sønnen fortsatt skal ligge lagret i kommunens arkiv. De har protestert mot fortsatt lagring og bedt om at de slettes. Nemnda har bedt kommunen om å redegjøre mer konkret for hvilke tvingende berettigede grunner som foreligger i dette tilfellet, og som begrunner fortsatt lagring av de omtalte notatene i barnehagen. Kommunen har gitt sitt svar i brev 21. mars 2024.

Om dette skriver kommunen:

«[Kommunen] har forståelse for at det føles belastende at sensitive personopplysninger er lagret i barnehagemappen. Kommunen mener imidlertid at det foreligger tvingende berettigede grunner for behandling som her må gå foran den registrertes rettigheter.

Arkivlovens bestemmelser skal ikke bare ivareta det offentliges interesser, men også innbyggere, herunder mindreårige, fremtidige rettsvern jf. arkivloven § 1. Når et barn senere i livet søker innsyn i hva barnehagen har foretatt seg i vedkommendes sak, skal denne dokumentasjonen kunne fremvises.

Dokumentasjonen er også viktig for kommunen i forbindelse med eventuelle erstatningssak/krav på et senere tidspunkt. Det er strenge vilkår for foreldelse i forhold til skade påført barn før fylte 18 år, jf. foreldelsesloven § 9 nr. 2. [Kommunen] mener dermed å ha påvist tvingende berettigede interesser for kommunens behandling av opplysningene.»

Nemnda har delt seg i et flertall og et mindretall når det gjelder den konkrete vurderingen av om det foreligger tvingende berettigede grunner for fortsatt oppbevaring av de seks observasjonsnotatene fra barnehagene.

Etter flertallets (Haugstad, Borvik, Tessem og Goodwin) syn har kommunen ikke påvist at det i dette tilfellet foreligger «tvingende berettigede grunner for behandlingen som går foran den registrertes interesser, rettighet og friheter», jf. personvernforordningen artikkel 21 nr. 1. Det er etter flertallets syn ikke tilstrekkelig at kommunen redegjør for en korrekt forståelse av lovens ordlyd uten også å redegjøre for den konkrete anvendelsen av loven på faktumet i denne saken med en begrunnelse for lovanvendelsen. Kommunen har etter flertallets syn ikke gitt noen slik konkret begrunnelse som loven krever.

Flertallet har, så langt det er mulig, foretatt en selvstendig prøving av om de aktuelle notatene har et slikt innhold at fortsatt lagring er tilstrekkelig begrunnet også etter at det er fremsatt et slettekrav, jf. artikkel 21. Flertallet har kommet til at vilkårene for fortsatt lagring ikke er oppfylt.

Flertallet viser til at de seks observasjonsnotatene som er krevd slettet (tre fra barnehage X og tre fra barnehage Y) ikke gir noen beskrivelser av hva barnehagen har foretatt seg i barnets sak og representerer ingen dokumentasjon for dette. Både barnehagens og skolens bekymring for gutten framkommer i andre dokumenter (bekymringsmelding til barne- og familietjenesten) og i barneverntjenesten vedtak om henleggelse av saken. Disse dokumentene blir ikke slettet, se nedenfor. Det er derfor etter flertallets syn vanskelig å se hvilken tilleggsinformasjon de seks observasjonsnotatene gir som tilsier at fortsatt arkivering av disse er nødvendig (tvingende berettigede grunner) når foreldrene krever dem slettet.

Mindretallet (Graasvold, Blinkenberg og Tønseth) deler for så vidt flertallets syn om at kommunen ikke har gitt noen konkret, fyllestgjørende redegjørelse for hvilke tvingende berettigede grunner for fortsatt arkivering som foreligger og som i dette tilfellet bør gå foran den registrertes interesser, rettigheter og friheter. Kommunen peker på flere hensyn som generelt må vektlegges, herunder barnets behov for innsyn senere i livet og risikoen for å bli møtt med erstatningskrav/krav på et senere tidspunkt. Kommunen har imidlertid ikke begrunnet konkret hvordan hensynene er vektlagt i saken her. Etter mindretallets syn skal imidlertid nemnda uansett foreta en selvstendig vurdering av de aktuelle rettslige grunnlagene som kan gjøre seg gjeldende i slike spørsmål. Dette innebærer at nemnda blant annet må vurdere hensynene som kommunen trekker frem og ta stilling til om det foreligger tvingende berettigede grunner for arkivering i dette konkrete tilfellet.

Slik mindretallet ser det, er det per i dag ikke mulig å si med sikkerhet om de aktuelle opplysningene vil kunne få betydning på et senere tidspunkt for de registrerte, herunder barnet. Det har i denne sammenheng betydning at barnet, fra et prinsipielt ståsted, ikke nødvendigvis kan legges til grunn å ha de samme interessene som sine foresatte i spørsmålet om fortsatt lagring.

De konkrete opplysningene som framgår av notatene fremstår dels som trivielle og ukontroversielle, samtidig som enkelte av opplysningene har en mer alvorlig karakter. Mindretallet vil påpeke at også førstnevnte typen opplysninger er med på å tegne et bilde av en helhet, og at det på et senere tidspunkt kan ha betydning å kunne dokumentere at noe ikke har hendt like mye som at noe har hendt. Mindretallet vil videre peke på behovet for å bevare opplysninger om tidsnære observasjoner, og opplysninger som dokumenterer at det på et bestemt tidspunkt (her: tiden hvor barnet gikk i barnehagen) ikke ble besluttet å gripe inn. Mindretallet har med henvisning til dette, etter en samlet vurdering, kommet til at de aktuelle notatene i de to barnehagene ikke bør slettes.

A og B gis medhold i sitt krav om sletting av de aktuelle notatene i kommunens arkiv, i tråd med flertallets syn.

Sletting og retting av opplysninger fra skolen

For grunnskolen er det langt flere opplysninger om den enkelte elev som skolen er pålagt arkivplikt for. Forskriften § 7-28 tredje ledd lyder:

«3) Grunnskoleopplæring

a. Kommunens og skolens retningslinjer og prosedyrer, planer og evalueringer, virksomhetsplaner og tilstandsrapporter.

b. Saker om tilsyn ved hjemmeundervisning.

c. Kriterier for opplæringens organisering, innhold og evaluering, inkludert nasjonale prøver, oppgavetekst lokale eksamener.

d. Saker som er behandlet i skolens øverste samarbeidsorgan, jf. opplæringslova kapittel 11.

e. Om alle elever bevares følgende dokumentasjon:

- Hvilke elever som har gått på hvilken skole, inkludert fravær.

- Underveisvurdering, inkl. halvårsvurdering med karakter.

- Sluttvurdering, inkl. standpunktkarakter og eksamenskarakter.

- Ved fritak for vurdering med karakter skal det bevares annen dokumentasjon av opplæringen.

f. Om enkeltelever bevares følgende dokumentasjon:

- Saker om rettigheter og plikter knyttet til innhold og organisering av opplæringen, jf. opplæringslova kapittel 2 og opplæringsforskriften kapittel 1.

- Saker om spesialpedagogisk støtte og spesialundervisning, inkludert utredning, enkeltvedtak og individuell opplæringsplan med vurdering.

- Saker om fysisk og psykososialt skolemiljø.

- Skademelding.»

Nemnda viser til at det ble opprettet en sak etter opplæringslova § 9 A-5 (sak om fysisk og psykososialt skolemiljø) da barnet var elev på barneskolen. Dette endte med at foreldrene tok barnet ut av skolen på våren og gjennomførte hjemmeundervisning resten av skoleåret. Nemnda legger til grunn at opplysningene som kreves slettet har direkte sammenheng med denne saken om fysisk og psykososialt skolemiljø og at opplysningene dermed er omfattet av arkivplikten, jf. nest siste strekpunkt i arkivforskriften bokstav f. Opplysningene fra barneskolen kan etter dette ikke slettes.

Begrunnelsen for arkivplikten etter denne bestemmelsen er å sikre grunnlaget for beslutninger skolen tar, og for å dokumentere den individuelle oppfølgingen barnet får. Dette er også viktig rettighetsdokumentasjon for barnet, for å kunne etterprøve om barnet fikk den oppfølging det hadde krav på i henhold til opplæringslova. Dokumentasjonen er også viktig for å kunne etterprøve om skolen har ivaretatt meldeplikt til andre hjelpeinstanser.

Når det gjelder A og Bs krav om retting av faktaopplysninger i to møtereferater, er dette etter nemndas vurdering imøtekommet ved at A og Bs syn på fakta (i form av anmodning om retting) er arkivert sammen med møtereferatene. Nemnda legger til grunn at A og B med dette har fått oppfylt sin rett til retting etter personvernforordningen artikkel 16.

Retting av bekymringsmelding og vedtak fra barneverntjenesten

Personvernforordningen artikkel 5 fastsetter prinsipper for behandling av personopplysninger. I artikkel 5 nr. 1 bokstav d framgår det at opplysningene skal være korrekte og om nødvendig oppdaterte og at det må treffes ethvert «rimelig tiltak» for å sikre at personopplysninger som er uriktige med hensyn til formålene de behandles for, uten opphold slettes eller rettes.

Personvernforordningen artikkel 16 gir videre den registrerte rett til retting:

«Den registrerte skal ha rett til å få uriktige personopplysninger om seg selv rettet av den behandlingsansvarlige uten ugrunnet opphold. Idet det tas hensyn til formålene med behandlingen skal den registrerte ha rett til å få ufullstendige personopplysninger komplettert, herunder ved å framlegge en supplerende erklæring.»

Både bekymringsmeldingen og vedtaket fra barneverntjenesten gjengir korrekt det faktumet skolen formidlet til barneverntjenesten. Selv om dette i ettertid skulle vise seg å inneholde objektivt sett uriktige beskrivelser av faktum, gir ikke personvernforordningen hjemmel for å endre dette.

Det tilligger verken Datatilsynet eller Personvernnemnda å vurdere hvorvidt den faktumbeskrivelsen skolen ga var korrekt eller ikke. A og Bs innvendinger til faktum er imidlertid lagret i kommunenes arkiv. Nemnda legger til grunn at A og B med dette har fått oppfylt sin rett til retting etter personvernforordningen artikkel 16.

Når det gjelder A og B krav om pseudonymisering er nemnda enig med Datatilsynet i at en pseudonymisering i et tilfelle som dette verken er egnet eller aktuelt.

Konklusjon

Kommunen pålegges å slette de omhandlede notatene fra barnehage X og Y. For øvrig opprettholdes Datatilsynets vedtak.

Oslo, 16. april 2024

Mari Bø Haugstad

Leder